1. Podmínky uzavření smlouvy
1.1. Proces uzavření smlouvy: scanservice a.s. (dále jen Dodavatel) zasílá Zákazníkovi Návrh na uzavření servisní smlouvy elektronicky ve formátu Excel s uvedením data, dokdy lze tento návrh přijmout. Návrh na uzavření smlouvy je pro dodavatele závazný do uvedeného data; jeho uplynutím návrh na uzavření servisní smlouvy zaniká.
Návrh lze přijmout jeho podpisem oprávněnou osobou Zákazníka včetně prohlášení Zákazníka, že se seznámil s aktuálním zněním Všeobecných servisních podmínek Dodavatele, které je nedílnou součástí servisní smlouvy, uveřejněným na webové stránce Dodavatele www.scanservice.cz a souhlasí s nimi. Návrh servisní smlouvy je třeba přijmout v celém rozsahu; podle § 1740 odst. 3, § 1751 odst. 2 NOZ se vylučuje uzavření smlouvy s dodatkem, odchylkou anebo s odkazem na obchodní podmínky zákazníka; takové přijetí nabídky se považuje vždy za novou nabídku, i pokud se podmínky nabídky podstatně nemění.
Přijetí návrhu smlouvy zašle Zákazník Dodavateli jako sken vytisknutého a podepsaného návrhu servisní smlouvy, anebo v elektronické podobě s připojeným platným uznávaným či kvalifikovaným elektronickým podpisem podle zákona č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce v platném znění, a to elektronicky na e-mailovou adresu servicedesk@scanservice.cz. Doručením beze změn přijatého návrhu smlouvy ve lhůtě, dokdy lze návrh přijmout, Dodavateli vzniká servisní smlouva.
1.2. Tyto všeobecné smluvní podmínky (dále jen „VSP“) jsou nedílnou součástí servisní smlouvy uzavřené mezi Zákazníkem a Dodavatelem. Odchylná ustanovení servisní smlouvy mají před zněním VSP přednost. Vztahy Zákazníka a Dodavatele se řídí zákonem č. 89/2012 Sb., Občanským zákoníkem (dále jen „NOZ“).
2. Smluvní strany a obsah smlouvy
2.1. Předmětem smlouvy je údržba zařízení a jeho příslušenství specifikovaných v této smlouvě, v dohodnutém období a za dohodnutou cenu servisu.
2.2. Předmětem této smlouvy není běžná péče o zařízení v rozsahu vyžadovaném v návodu na obsluhu zařízení, bez níž není možná bezchybná funkce zařízení a která musí být prováděna pravidelně provozovatelem zařízení.
2.3. Smluvní strany se dohodly, že jejich právní jednání obsažené v této smlouvě vyvolávají jen právní následky ve smlouvě vyjádřené nebo plynoucí ze zákona či z obchodních zvyklostí v oblasti služeb poskytovaných Dodavatelem. Nad tento rámec smluvní strany v dalším vylučují použití ustanovení § 545 a § 558 odst. 2 NOZ, a rovněž ustanovení § 1798, 1799 NOZ.
3. Převzetí závazků Dodavatele a součinnost Zákazníka
3.1. Nenavazuje-li servisní smlouva na předchozí údržbu zařízení v záruce anebo na základě předchozí servisní smlouvy s Dodavatelem, může Dodavatel vyžadovat, aby bylo zařízení před započetím servisu uvedeno do bezvadného stavu. Práce s tím spojené nejsou zahrnuté do ceny za servis.
3.2. Dále musí být Zákazníkem zabezpečeny specifické podmínky pro okolní prostředí na místě instalace zařízení podle požadavků Dodavatele.
4. Fakturace a platební podmínky
4.1. Povinnost Zákazníka hradit servisní paušální poplatky počíná běžet ode dne uvedeného v servisní smlouvě, v intervalech splatnosti ve smlouvě dohodnutých; není-li dohodnuto jinak, platí roční interval.
4.2. Zákazník je povinen uhradit servisní paušální poplatek na základě faktury Dodavatele s náležitostmi daňového dokladu.
4.3. Inflační doložka: Není-li dohodnuto jinak, je Dodavatel oprávněn zvýšit servisní poplatky či jiné sjednané ceny pro každý kalendářní rok trvání smlouvy po kalendářním roku jejího uzavření, vždy od 01. 02. každého roku, o míru inflace vyjádřenou přírůstkem průměrného ročního indexu spotřebitelských cen, vyhlášenou Českým statistickým úřadem za vždy uplynulý kalendářní rok, nebo o podobnou míru inflace, která je nejbližší této míře inflace, jestliže by tato míra inflace přestala být vyhlašována; zvýšená cena bude zaokrouhlena na celé koruny. Dodavatel oznámí novou výši ceny Zákazníkovi písemně vždy do 01.03. kalendářního roku. Doplatek za období od 01.02. do první následující platby bude vypořádán v první platbě splatné po doručení tohoto oznámení.
4.4. V případě změny místa provozovny Zákazníka má Dodavatel právo navrhnout změnu ceny formou písemného dodatku k této smlouvě. Nebude-li dosaženo shody o znění dodatku do dvou měsíců od doručení jeho návrhu Zákazníkovi, je Dodavatel oprávněn od této smlouvy písemně odstoupit.
4.5. V případě prodlení Zákazníka s plněním peněžitého závazku vůči Dodavateli se Zákazník zavazuje zaplatit Dodavateli úrok z prodlení ve výši 0,1 % z dlužných částek za každý den prodlení až do úplného zaplacení. Platby došlé od zákazníka budou použity nejdříve k úhradě úroků z prodlení a nákladů na vymáhání a dále k úhradě splatné částky.
4.6. Je-li Zákazník v prodlení se zaplacením servisních poplatků déle než 30 dnů, zavazuje se uhradit Dodavateli náklady vymáhání pohledávky, m.j. za každou jednotlivou upomínku o zaplacení poplatek 200,- Kč.
5. Postoupení
5.1. Dodavatel je oprávněn částečně nebo zcela postoupit práva a povinnosti dle této smlouvy za nezměněných smluvních podmínek třetí osobě. Zákazník s takovým postoupením předem souhlasí. Případné postoupení je vůči Zákazníkovi účinné okamžikem, kdy mu Dodavatel postoupení oznámí nebo kdy mu postupník postoupení prokáže.
5.2. Práva a povinnosti z této smlouvy přecházejí na právní nástupce smluvních stran.
6. Povinnosti Dodavatele
Dodavatel je v rámci servisní smlouvy povinen:
6.1. Provést instruktáž pracovníků obsluhy zařízení určených Zákazníkem v dohodnutém termínu.
6.2. Provádět v dohodnutých intervalech preventivní údržby zařízení a vést o nich záznamy. Každá údržba bude provedena podle specifického seznamu na určené zařízení a obsahuje elektronické, elektrické a mechanické přezkoušení přístrojů a další servisní práce nutné pro optimální udržení provozuschopnosti zařízení.
6.3. Na požádání Zákazníka odstranit v dohodnutých (jinak ve přiměřených) lhůtách poruchy, které se vyskytnou mimo pravidelnou údržbu.
6.4. Zabezpečit náhradní díly, výměnu opotřebovaného spotřebního materiálu (kolečka v podavači atd.) a jejich instalaci do přístroje, pokud technik Dodavatele uzná jejich výměnu za nutnou, přičemž mohou být použity nové nebo zánovní díly. Náhradní díly, které byly vymontovány nebo vyměněny se stávají majetkem Dodavatele. Servisní paušální poplatek přitom nezahrnuje výměny kazet (cartridge) s náplní barviva pro tisk (imprinter).
6.5. Provádět všechny výše uvedené servisní výkony během běžné pracovní doby Dodavatele, t.j. v pracovní dny od 8.00 do 16.30h.
6.6. Nést cestovní náklady spojené s provedením údržby zařízení.
6.7. Provádět výkony v místě uvedeném v servisní smlouvě.
7. Výjimky
Servisní smlouva nezahrnuje následující výkony:
7.1. Odstranění škod a poruch, které vznikly v důsledku:
– škod a nepravidelností v napájecích a datových vedeních až k přípojům na přístroje (technici Dodavatele nejsou oprávněni provádět práce na napájecím a datovém vedení),
– obsluhy či užití zařízení v rozporu s návodem k obsluze nebo v důsledku zanedbání údržby,
– poruch počítačové sítě, kolísání napětí elektrické sítě, elektrickým přepětím či jiným elektrickým či magnetickým polem,
– zanedbáním předepsaných instrukcí a péče o zařízení,
– použití čisticích prostředků nebo provozních materiálů neodpovídajících specifikacím Dodavatele,
– změny provozovny, která nebyla předem projednána s Dodavatelem,
– vyšší moci, požáru, výbuchu nebo hrubé nedbalosti jiné osoby než Dodavatele,
– provedení nekvalifikovaného zásahu, úprav či změn na zařízení, které nebyly odsouhlaseny Dodavatelem,
– nedbalostního či úmyslného poškození zařízení jinou osobou než Dodavatelem..
7.2. Servisní výkony na přídavných zařízeních a změny, které nejsou v prodejním programu Dodavatele.
7.3. Výkony, které byly vyžádány či provedeny z důvodů nezpůsobených zařízeními či programovým vybavením Dodavatelem dodaných.
7.4. Provedení přemístění nebo změny stanoviště přístrojů.
7.5. Zabezpečení prací mimo stanovenou pracovní dobu Dodavatele.
7.6. Zabezpečení pohotovosti mimo stanovenou pracovní dobu Dodavatele.
8. Povinnosti Zákazníka
Zákazník je povinen:
8.1. Provést včas a na své náklady všechny přípravné práce ve svých prostorách podle požadavků Dodavatele, potřebné k provedení odborné instalace zařízení a ke skladování spotřebních materiálů, které budou upřesněny nejméně tři týdny před instalací.
8.2. Zabezpečit pracovníkům Dodavatele přístup k přístrojům během pracovní doby uvedené v čl. 6.5 shora, a poskytnout další součinnost potřebnou k řádnému plnění závazků Dodavatele.
8.3. Zabezpečit vlastním nákladem skladování a včasné objednávání spotřebních materiálů.
8.4. Jmenovat odpovědné pracovníky pro obsluhu přístrojů.
8.5. Obsluhovat zařízení řádně podle návodů k obsluze firmy výrobce.
8.6. Předem konzultovat s Dodavatelem změnu stanoviště zařízení a změnit stanoviště v rámci provozovny jen se souhlasem Dodavatele; při změně místa provozovny platí ustanovení čl. 4.4. shora.
8.7. Provádět změny na přístrojích jen s předchozím písemným souhlasem Dodavatele.
8.8. Instalovat přídavná zařízení nebo díly příslušenství jen na základě písemného souhlasu Dodavatele.
8.9. Neprodleně uvědomit Dodavatele, že se Zákazník ocitnul v platební neschopnosti, že bylo zahájeno insolvenční řízení na majetek Zákazníka nebo že byl takový návrh zamítnut pro nedostatek majetku, nebo o zastavení plateb Zákazníka.
8.10. Veškeré poruchy vždy nahlásit na mailovou adresu servicedesk@scanservice.cz
8.11. Potvrdit písemně na žádost pracovníků Dodavatele každé provedení instruktáže, preventivní údržby, provedení servisních prací, odstranění poruchy apod.
9. Ukončení smlouvy
9.1. Dodavatel je oprávněn odstoupit od smlouvy z důvodu podstatného porušení smlouvy.
Za podstatné porušení smlouvy je považováno zejména, jestliže zákazník:
– je v prodlení s placením zcela nebo zčásti dvou následujících plateb nebo s plněním jiných povinností podle této smlouvy, které nebyly splněny ani přes písemnou upomínku Dodavatele v dodatečné lhůtě,
– neobsluhoval řádně zařízení,
– změnil adresu nebo sídlo bez předchozího písemného upozornění Dodavatele,
– bylo zahájeno insolvenční řízení na majetek Zákazníka, takový návrh byl zamítnut pro nedostatek majetku, anebo zastavil-li Zákazník platby.
9.2. Zákazník je oprávněn okamžitě odstoupit od smlouvy z důvodu podstatného porušení smlouvy.
Za podstatné porušení smlouvy je považováno zejména, jestliže Dodavatel neprovede dvě po sobě jdoucí pravidelné servisní prohlídky.
9.3. Je-li servisní smlouva uzavřena na dobu neurčitou, jsou Dodavatel i Zákazník oprávněni ji vypovědět písemnou výpovědí. Výpovědní lhůta činí tři měsíce a počíná běžet od prvého dne měsíce následujícího po doručení výpovědi druhé smluvní straně. S ohledem na to, že cena služeb Dodavatele je kalkulována pro dlouhodobý smluvní vztah, je ujednáno a Zákazník výslovně přijímá ustanovení, že je Zákazník oprávněn vypovědět servisní smlouvu uzavřenou na dobu neurčitou nejdříve po uplynutí 12 měsíců jejího trvání.
10. Odpovědnost
10.1. Odpovědnost Dodavatele za vady plnění se řídí ustanoveními § 1914 a násl. NOZ.
10.2. Dodavatel odpovídá za škody, které Zákazníkovi způsobil porušením právní či smluvní povinnosti. Odpovědnost Dodavatele za jakékoli škody způsobené z prosté nedbalosti se omezuje do výše 5.000 Kč. Zákazník se vzdává práva na náhradu jiné než skutečné škody (ušlého zisku) a nemajetkové újmy vzniklých porušením smluvní povinnosti Dodavatele.
10.3. Dodavatel neodpovídá za neprovedení prací a výkonů, pokud bylo způsobeno z důvodů vyšší moci definovaných v § 2913 odst. 2 NOZ.
10.4. Dodavatel zabezpečí nutné opravy pro udržení provozuschopnosti přístrojů do jednoho týdne, nedohodnou-li se strany jinak.
11. Závěrečná ustanovení
11.1. Tyto smluvní podmínky nabývají účinnosti dnem 01.11.2023.
11.2. V případě, že se stane některé ustanovení této smlouvy neplatným, nemá toto vliv na platnost ostatních ustanovení.
11.3. Změny a doplňky servisní smlouvy vyžadují ke své platnosti písemnou formu. To platí i pro dohodu o změně písemné formy smlouvy.
11.4. Smluvní strany se výslovně dohodly, že Dodavatel je oprávněn tyto smluvní podmínky jednostranně měnit a/nebo doplňovat v celém rozsahu. Dodavatel bude o takových případných změnách svých smluvních podmínek Zákazníka informovat elektronickou poštou na emailovou adresu Zákazníka. Aktualizované znění smluvních podmínek bude také vždy k dispozici na internetové adrese www.scanservice.cz, to vše nejméně 15 dní před nabytím účinnosti změny smluvních podmínek. Zákazník má právo z důvodu jednostranné změny smluvních podmínek vypovědět servisní smlouvu, na kterou se vztahují, a to do 21 dní ode dne doručení oznámení o změně smluvních podmínek. Smlouva bude v tomto případě ukončena k poslednímu dni měsíce následujícího po měsíci, ve kterém bude výpověď doručena Dodavateli.
11.5. Smluvní strany se podle zákona č. 216/1994 Sb. dohodly, že veškeré majetkové spory z této smlouvy, jakož i spory, které by v budoucnu vznikly z právního vztahu založeného touto smlouvou, s výjimkou sporů vzniklých v souvislosti s exekucí a sporů vyvolaných prováděním konkurzu nebo vyrovnání je oprávněn rozhodovat podle právního řádu České republiky Rozhodčí soud při Hospodářské komoře ČR a Agrární komoře ČR podle jejího rozhodčího řádu. Rozhodčí nález nabývá dnem doručení účinku pravomocného rozhodnutí a je vykonatelný. Není-li zde stanoveno jinak, platí zákon č. 216/1994 Sb. Otázky rozhodčího řízení touto rozhodčí doložkou nevymezené a tímto zákonem neupravené je oprávněn rozhodnout rozhodce sám.
11.6. Zákazník souhlasí s tím, že data z tohoto obchodního vztahu budou zpracována a přenášena pomocí automatického zpracování dat. Dodavatel za účelem plnění smlouvy zpracovává osobní údaje obsažené v servisní smlouvě (kontaktní údaje) anebo osobní údaje zaměstnanců Zákazníka (fyzické osoby jednající za Zákazníka), které získal v souvislosti s plněním servisní smlouvy, v souladu s obecným nařízením o ochraně osobních údajů (EU) 2016/679 (GDPR) a s dalšími navazujícími či prováděcími předpisy v oblasti ochrany osobních údajů, a to po dobu platnosti servisní smlouvy a po dobu tří (3) let po jejím ukončení. Účely zpracování jsou: a) uzavírání a plnění smlouvy; b) vnitřní administrativní potřeby; c) ochrany majetku a osob; d) ochrany právních nároků; e) tvorby statistik a evidencí; f) plnění zákonných povinností. Právními důvody ke zpracování jsou oprávněné zájmy [účely uvedené v bodech a), b), c), d) a e) výše] a plnění právních povinností [účel uvedený v bodě f) výše] správce. Zpracovávanými osobními údaji jsou identifikační a kontaktní údaje, pracovní či korporátní zařazení a záznamy komunikace.
