DOKUMENTY, DATA A PROCESY SE JIM DOSTALY POD KŮŽI
Může na poli digitální transformace existovat česká firma, která se jí věnuje již více než čtvrtstoletí a poráží v globální soutěži i velké nadnárodní hráče? Příběh Renaty Telínové a Milana Zajíčka je důkazem, že ano. Společnost scanservice totiž existuje.
Ať bude vývoj na poli technologií jakýkoliv, poptávka po službách klesat nebude. Budou se měnit a vyvíjet, ale budou stále žádanější, protože budou nahrazovat lid.
Renata Telínová
Ten příběh se začal psát někdy v devadesátých letech, když do Česka přišel Kodak, špička mezi dokumentovými scannery. Právě u společnosti Eastman Kodak Renata i Milan začínali. A začali prodávat první velké produkční scannery. A už tehdy si oba uvědomili, že špičkové železo je dobrá věc, ale špičkové služby jsou lepší. „Nám se prostě nechtělo jen slepě přeprodávat technologie, ani železo, ani aplikace. Prosadili jsme si u tehdejšího belgického majitele založení divize služeb a vznikla společnost scanservice, kde jsem měla deset procent. Několik let jsme to nechali běžet a pak jsme s Milanem odkoupili těch zbývajících devadesát procent,“ vzpomíná na začátky Renata Telínová.
Není pravda, že lépe se digitalizuje s mladším týmem. Protože schopnost přijímat progresivní změnu souvisí s mentálním věkem, ne s fyzickým.
Milan Zajíček
Dřevní doby české digitalizace
Byl v tom tehdy kus odvahy, z dnešního pohledu se takový krok může zdát až jako pošetilost. „Ona to pošetilost byla, protože my jsme tu byli v situaci, kdy řada lidí měla vůbec strach strčit do scanneru originál smlouvy,“ usmívá se nad tehdejší situací na trhu Renata. Nefungoval internet, sítě, vzdálená správa, mobilní telefony byly stále novinkou. To bylo prostředí, v němž scanservice začal nabízet digitalizaci dokumentů jako službu. Prvním klientem byla nizozemská ING, která přece jen o digitálním světě už něco věděla. „To byla doba, kdy jsme zajímavý zisk dělali i na cédéčkách, které měl Kodak bezkonkurenčně nejlepší, se zlatou vrstvou, na které záznam nedegradoval. Kdo dnes ví, co to je zlaté cédéčko,“ s trochou nadsázky doplňuje Milan. Oba v tom prostředí, které slovo digitalizace dokumentů ještě ani neznalo, věřili ve svou cestu. A protože takových firem tu opravdu nebylo mnoho, dostávali se k velkým firmám a velkým projektům. „Vždycky jsou v životě firmy nějaké milníky, které ji posunují. U nás to určitě v začátcích byly Česká pošta a Slovenská pošta, pro které jsme digitalizovali kompletně celý platební styk. Dělali jsme i sčítání lidu, opět v Česku i na Slovensku,“ popisuje Renata Telínová rozvoj firmy.
Pomohla jim jasná strategie. Nesnažili se být nejchytřejší, naopak jako základ vzali funkční systémy renomovaných firem, jakými v této branži byly ve své době Top Image Systems a dnes kupříkladu IBM. Dokázali však být operativnější, levnější a hlavně ve službách vlastně lepší, protože dokázali velké univerzální systémy na míru přizpůsobit potřebám zákazníků, doprogramovávali určité specifické moduly. „Ochytřovali jsme původní systémy,“ hodnotí vklad firmy Renata. To je strategie, které se drží dodnes, byť již na konkurenčním trhu prosazují i vlastní dílčí řešení.
Digitalizace nebo digitalizace?
Pravda je, že dnes si na digitální nástroje české firmy zvykají. A díky covidu vlastně mnohem rychleji. „Digitalizace je cesta, jak zbavit firmy lidského sádla. A ty poslední dva roky, byť byly tvrdé, nás na tohle upozornily a vlastně nás to naučily,“ shodují se oba. Takže jsme v situaci, kdy se slovy digitalizace, elektronizace či digitální transformace žongluje kde kdo, jejich význam je ale často nejasný.
„Zmatení působí možná angličtina. Protože my občas směšujeme anglické digitization a digitalization. Ve slovníku u obou slov najde český ekvivalent digitalizace a v podstatě i totožný výklad pojmu. Ale ono je to trochu složitější. To první znamená digitalizace a to druhé už spíše elektronizace, nebo přesněji digitální transformace,“ vysvětluje Milan a Renata doplňuje: „První termín označuje převod zdrojového materiálu z analogové podoby do podoby digitální. Druhý termín se ale už týká především procesů a dat.“ Digitalizaci tedy berme jako nutnou podmínku digitální transformace. Podstatou té je zjednodušování a zlepšování procesů.
Důvody pro digitální transformaci ale nejčastěji začínají uvnitř firem. I Renata s Milanem se shodnou, že obvyklým důvodem je snaha zavést do firemních procesů pořádek, aby byly auditovatelné a opakovatelné. Navíc digitalizace umí vydělat nebo ušetřit. A když se budeme bavit o digitální transformaci, tak ta především dokáže zjednodušit procesy a udělat je přívětivější a dostupnější pro uživatele.
Proč návratnost není to nejdůležitější
Digitalizace přináší změnu. Proto jako každý změnový proces potřebuje na začátku vizionáře, následně kvalitní metodiku a management a v neposlední řadě správně motivovaný tým. „Změny jsou vždy závislé na lidských zdrojích. Proto je potřeba si hned na začátku, ještě před spuštěním digitální transformace uvědomit, že to nutně bude, po nějakou dobu, na všech stupních, práce navíc a přinese změny. Což je kombinace, která se lidské přirozenosti vzpírá,“ upozorňuje Renata.
A Milan přidává také postřeh: „Připomenu jeden mýtus, totiž že lépe se digitalizuje s mladším týmem. Není to pravda. Protože schopnost přijímat progresivní změnu souvisí s mentálním věkem, ne s fyzickým. Znám spoustu mladých padesátníků, kteří si už lecčíms prošli a pořád chtějí svět postrkávat dopředu. A taky znám spoustu starých pětadvacetiletých, zvyklých na mamahotel a svůj klídek. Není to o generaci, je to charakterech a individualitách.“
Oba se pak shodnou na jednom, totiž že návratnost je jen jeden z podstatných parametrů, ale nemusí být vždy ten první. Důležitější je často opravdu opakovatelnost a auditovatelnost procesů. Obrovské nadnárodní koncerny, ale i rostoucí menší firmy, potřebují své best practice přenášet dál. Což bez digitální podpory jde jen těžko. A jen pro pořádek – návratnost se často počítá v měsících.
Česká společnost, která se od roku 1998 zabývá digitalizací a digitální transformací. Digitalizuje dokumenty i finanční transakce, dokumentární archivy i procesy pro firmy, veřejný sektor i státní správu. V současné době se zaměřuje také na digitalizaci stavebního řízení.
Prozíravá pošetilost
Sázka na služby, která se před čtvrtstoletím mohla jevit pošetilá, se dnes jeví jako prozíravá. Služby hýbou světem. Firmy mají svůj core business a na všechno ostatní si často najímají expertní externí partnery, kteří mají potřebné kompetence. Scanservice tento trend vývoje zachytil mezi prvními, což dokládá i jeden malý grafický detail – zatímco v počátcích bylo v logu společnosti boldem zdůrazněno počáteční scan, dnes je to po právu druhá část, service. „Jsme přesvědčeni, že ať bude vývoj na poli technologií jakýkoliv, poptávka po službách klesat nebude. Budou se měnit a vyvíjet, ale budou stále žádanější, protože budou nahrazovat lidi,“ potvrzuje Renata a dodává: „Jsme připraveni.
Z dnešního pohledu určitě máme pořád co nabídnout a věřím, že ještě minimálně pět let to dokážeme.“ Ten časový interval není znamením nedostatku chuti nebo sebedůvěry. Jen střízlivým odhadem budoucnosti. Oba mají jasno ve věci nástupnictví – jejich vlastní děti jdou svou vlastní cestou a scanservice bude v budoucnu pro některou z firem zajímavou akvizicí. Zatím ten čas ale nenastal.
Česká firma na globálním hřišti
A nenastal také proto, že oba se svým byznysem pořád baví. Digitalizují nejen privátní sektor, ale i spoustu krásných věcí – například unikátních a velmi starých knih. A k tomu dokážou vyhrávat souboje i na globálním hřišti. V USA přece jen nepodniká každá česká firma. A už vůbec ne ty, které se pohybují v technologické sféře. „Našimi klienty jsou i centra sdílených služeb, což je málo známý segment, kterému se v Česku ale velmi daří. Jedno z nich tu má americká společnost Johnson & Johnson, pro kterou pracujeme, a oni přišli s tím, že chtějí podobné centrum ve Státech, ale že musí mít naše parametry. Takže jsme jezdili po Státech, projížděli tamní centra služeb a nakonec skutečně našli partnera a k němu převádíme všechny procesy, které máme tady v Česku a obsluhujeme tak celý svět,“ vysvětluje Renata. A jen tak mimochodem dodá, že když Johnson & Johnson stavěli své centrum sdílených služeb, které mělo být v Evropě, nedostal ho scanservice jako dárek. Česká firma se dostala v otevřeném výběrovém řízení na shortlist a v belgickém finále porazila i takové giganty, jako byli Xerox a Siemens. Vzpoura malých není nic nemožného.