Autorizovaná konverze
Řešení pro hromadnou digitalizaci a konverzi dokumentů.
Potřebujete převádět velké objemy papírových dokumentů do digitální podoby rychle, bezpečně a v souladu s legislativou?
Dodáme vám řešení iCapta Konverze, které vám umožní provádět hromadnou digitalizaci a konverzi dokumentů s plnou právní platností a připraveností pro dlouhodobou archivaci.
Podporuje jak autorizovanou konverzi dokumentů dle zákona č. 300/2008 Sb. (KzMU), tak převod listinných dokumentů do digitální podoby podle § 69a zákona č. 499/2004 Sb. Výsledkem je digitální dokument, který lze bez omezení používat, archivovat i prokazovat v čase.
1. Pro koho je iCapta Konverze určena
- organizace s vysokým objemem papírových dokumentů
- firmy, banky a instituce digitalizující své archivy
- týmy, které chtějí snížit manuální práci a chybovost
- organizace usilující o úsporu nákladů a zjednodušení procesů
2. Co s řešením iCapta Konverze získáte
- digitální dokument s ověřeným převodem
- zajištění neměnnosti obsahu
- prokázání existence dokumentu v čase
- připravenost pro dlouhodobou archivaci
iCapta Konverze
Typické scénáře využití
1. Digitalizace nově příchozích dokumentů
- dávkové skenování listinných dokumentů
- hromadný převod do digitální podoby
- možnost skartace papírových originálů dle interních pravidel
2. Digitalizace archivů a uložených dokumentů
- převod historických fondů a složek
- digitalizace archivů ve zvoleném režimu
- možnost následné skartace papírových dokumentů
Jak konverze probíhá
Proces konverze je plně automatizovaný a navržený pro hromadné zpracování:
Naskenování dávky dokumentů
Vygenerování doložky o převodu do digitální podoby
Převod do výstupního formátu PDF/A
Připojení kvalifikované pečeti a kvalifikovaného časového razítka
iCapta Konverze
Varianty dodání a provozu
Standardní režim – rychlé nasazení
dokument opatřený kvalifikovanou pečetí a časovým razítkem
export digitalizovaných dokumentů do připraveného adresáře
jednoduchý import a export dokumentů
zpracování na úrovni dokumentu včetně metadat
minimální nároky na integrace
snadná konfigurace na straně uživatelů
Integrace na ESS / DMS
přizpůsobení procesům organizace
implementace integračních vazeb dle potřeby
AI agenti
Legislativní rámec
Zákon č. 499/2004 Sb. – § 69a
Převod dokumentů podle § 69a umožňuje převést doručené listinné dokumenty do digitální podoby tak, že digitální dokument má právní účinky ověřené kopie. Organizace si sama určuje, zda papírové originály po převodu ihned skartuje, nebo je uchová dle svého spisového a skartačního plánu.
Zákon č. 300/2008 Sb. – autorizovaná konverze (KzMU)
Autorizovaná konverze dokumentů je úplný převod dokumentu z listinné do digitální podoby se zajištěním shody obsahu a připojením doložky o provedení konverze. Výstup má stejné právní účinky jako originál. Konverzi provádí oprávněný subjekt, typicky orgány veřejné moci nebo jejich partneři.
Srovnání KzMU vs. § 69a
Autorizovaná konverze (KzMU) vs. převod dle § 69a
| Kritérium | Autorizovaná konverze (KzMU) | Převod dokumentů dle § 69a |
| Legislativní základ | Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů | Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě – § 69a |
| Podstata konverze | Úplný převod dokumentu z listinné do digitální podoby se zajištěním shody obsahu a připojením doložky o provedení konverze | Převod doručeného listinného dokumentu do digitální podoby s právními účinky ověřené kopie |
| Právní účinky výstupu | Digitální dokument má stejné právní účinky jako originál | Digitální dokument má právní účinky ověřené kopie |
| Doložka o konverzi | Povinná doložka o provedení autorizované konverze | Doložka o převodu dle § 69a |
| Kvalifikovaná pečeť a časové razítko | Ano (dle zvoleného režimu řešení) | Ano (dle zvoleného režimu řešení) |
| Typické využití | Situace, kdy je vyžadována plná náhrada originálu v digitální podobě | Digitalizace doručených dokumentů pro další práci a archivaci |
| Možnost skartace originálu | Ano, po provedení konverze | Ano, dle spisového a skartačního plánu organizace |
| Kdo konverzi provádí | Oprávněný subjekt (typicky orgány veřejné moci nebo jejich partneři) | Původce dokumentu v rámci vlastní spisové služby |
| Vhodné pro | Orgány veřejné moci a organizace pracující s dokumenty vyžadujícími plnou právní ekvivalenci originálu | Organizace digitalizující doručenou listinnou agendu pro interní procesy a archivaci |