admins – 2. stránka – scanservice a.s.

18Říj

Vytěžujte data umělou inteligencí: 8 důvodů, proč digitalizovat firemní procesy

Ruční práce s daty by už měla v každé fungující firmě patřit minulosti. Díky speciálnímu softwaru totiž můžete vytěžovat dokumenty s maximální efektivitou a uplatnit potenciál svých zaměstnanců tam, kde je opravdu potřeba. Robotizace totiž není trendem jen v průmyslu, automatizovaná řešení jsou nepostradatelnou součástí také dobře fungující administrativy. V čem všem dokáže robotizace pomoct vaší společnosti? Představíme vám osm důvodů, proč se pustit do digitální transformace.

Věděli jste, že můžete digitalizovat jakýkoliv administrativní proces a tím snížit náklady a zvýšit efektivitu vaší společnosti? Vytěžovat můžete veškeré příchozí dokumenty – od faktur přes smlouvy až po formuláře.

Minulostí se stane například komplikovaná evidence a vyhledávání v dokumentech, což bývá největší starostí většiny firem. Týká se zejména zaměstnanců z účetních oddělení, kteří zpracovávají velké množství faktur a dalších účetních záznamů, obvykle v papírové formě.

Dalším častým tématem je enormní množství dokumentů, které řeší pracovníci obchodních oddělení. Zákonem stanovená pravidla a interní předpisy požadují ukládání velkého množství papírové dokumentace, což představuje problém s prostorem, evidencí i systémem. S tím souvisí také složité vyhledávání požadovaných listin.

Časté bývají také obavy ze ztráty nebo poškození spisů. Řada důležitých dokumentů má totiž jen jeden originál, a právě z toho důvodu je nutné pečovat o podobné typy dokladů s velkou opatrností. Jenže časté manipulování nebo nešetrné zacházení mohou vést k nevratnému poškození těchto dokladů nebo dokonce k jejich samotné ztrátě.

Všechny tyto starosti ale můžete hodit za hlavu. Automatizace administrativních procesů vám uspoří náklady a čas v mnoha směrech. Které to konkrétně jsou?

Sběr dat

Není důležité, kolik zákaznických dat nasbíráte, ale jak s nimi pracujete. Skutečným přínosem je proto optimalizace dat pro analýzu. Díky digitální transformaci mohou různé úseky organizace sledovat zákaznickou cestu, operativní činnosti, výrobu, finance nebo obchodní příležitosti.

Řízení zdrojů

Digitální transformace konsoliduje informace a zdroje do sady obchodních nástrojů. Proto může integrovat aplikace, databáze a software do centrálního úložiště business intelligence. Digitální transformace není oddělením ani funkční jednotkou. Zahrnuje každou oblast podnikání a může vést k inovaci procesů a efektivitě napříč organizací. Od prodeje a marketingu po finance a management.

Pochopení zákazníků

Data jsou klíčem k pochopení chování zákazníků. Když jim a jejich potřebám lépe porozumíte, můžete vytvořit obchodní strategii cílenou přímo na ně. Kombinace strukturovaných (např. zákazníkovy osobní informace) a nestrukturovaných dat (metriky sociálních médií) podpoří růst vašeho podnikání.

Zákaznická zkušenost

Automatizace zvýší nejen efektivitu vašich týmů, ale zajistí také souvislý a intuitivní zážitek vašich zákazníků. Od e-mailové komunikace přes uživatelské portály a digitální produkty až po způsob, jakým oslovujete nové potenciální zákazníky.

Digitální kultura

Abyste využili všech výhod digitální transformace, je potřeba zvyšovat kvalifikaci a digitální vzdělávání členů týmu. Ti tak získají znalosti a nástroje, které budou přizpůsobené jejich prostředí. Taková změna digitální kultury je pro udržitelné podnikání zásadní.

Zvýšení zisků

Nárůst efektivity a ziskovosti bývá zásadním výsledkem automatizovaných procesů. Zvýšené zisky hlásilo 80 % organizací, které ji podstoupily, 85 % firem pak zvýšilo svůj podíl na trhu.

Agilita

Podniky, které využijí potenciál vývoje softwaru, se dostanou na trh mnohem rychleji a přijmou strategii průběžného zlepšování (CI). Získají tak přístup k rychlejší inovaci i adaptaci a zároveň dosáhnou lepších výsledků.

Produktivita

Správné technologické nástroje se vzájemně podporují, čímž zefektivní workflow a zvýší produktivitu. Automatizace mnoha manuálních úkolů tak umožňuje členům týmu pracovat efektivněji.

Digitální transformace má zkrátka celou řadu výhod. Podniky díky ní zaznamenávají především úspory nákladů i času a vyšší ziskovost, stejně jako efektivnější řízení zdrojů či kvalitnější a rychlejší služby zákazníkům.

Chcete vytěžovat data z dokumentů co nejefektivněji? Poraďte se s námi a zjistěte, jaké možnosti jsou pro vaši organizaci nejvhodnější. (NAPIŠTE NÁM)

Adaptabilita a intuitivnost

Na rozdíl od velkých korporací se ve společnosti scanservice dokážeme rychle adaptovat na požadavky každého klienta. Sami vyvíjíme intuitivní softwarové nástroje pro automatizaci procesů a digitalizaci dokumentů se zavedením technologií jako SW roboty a umělá inteligence. Všechny tyto nástroje na sobě navíc denně prověřujeme – využíváme je každý den, takže je dokážeme inovovat z „pohledu“ klienta.

Díky těmto schopnostem a přístupu dokážeme nabídnout komplexní služby přesně dle potřeb zákazníka. Jsme experty ve zpracování jakýchkoli typů dokumentů (faktury, smlouvy, formuláře) pro všechny pobočky (CZ i global) z jednoho místa. Samozřejmostí je možnost okamžitého přístupu k datům a dokumentům i ze strany klienta.

Zpracování faktur od nových subjektů bývá problematické. My vám s ním dokážeme pomoct.

Za léta našich zkušeností jsme si vybudovali know-how jako nikdo jiný. Od roku 1998 se pohybujeme ve světě informačních technologií. Digitalizaci dokumentů a prvky digitální transformace poskytujeme předním společnostem jak v Česku, tak v zahraničí. Zaměření našich klientů je pestré – od bank a pojišťoven přes farmaceutické konglomeráty až po státní sektor.

Každý klient má ohledně digitalizace dokumentů specifické požadavky, proto s každým vytváříme řešení na míru. Tak, aby se automatizace obchodních a finančních procesů stala pro danou firmu efektivně fungujícím strojem, nikoliv zdrojem nekonečných zádrhelů.

Digitální transformace pro vaše stávající procesy

Implementovat digitální transformaci lze i s minimálními náklady a bez velkých složitostí. Přesvědčíme vás o tom, že moderní digitální technologie dokážou skvěle propojit lidi, data a procesy. Vaše obchodní a firemní postupy se tak stanou efektivnějšími a zároveň připravenými na budoucí výzvy.

Digitální transformace mění podnikové systémy, workflow i firemní kulturu. Zkrátka umožňuje celé organizaci spolupracovat mnohem efektivněji. My vás těmito změnami provedeme tak, jak to dříve nebylo možné – využitím automatizace workflow a pokročilého zpracování, jako je umělá inteligence nebo strojové učení.

Zajímá vás, jak snadná může být automatizace ve vaší organizaci? Napište nám o nezávaznou konzultaci.

06Říj

SLA aneb Service-Level Agreement. Proč je důležité na něj myslet?

adminsDigitalizace, Automatizace, SCS, Podpora

Při objednávce služeb se vždy vyplatí myslet na záruku toho, aby byl výsledek shodný s dohodnutým rozsahem. A to platí i v případě IT služeb. Právě k tomu slouží SLA, neboli Service-Level Agreement – ve volném překladu „smlouva o úrovni poskytovaných služeb“. Ta definuje, jakou úroveň outsourcovaných služeb musí zákazník od poskytovatele dostat. Smlouva SLA v sobě zpravidla zahrnuje kvalitu služeb, jejich dostupnost nebo povinnosti poskytovatele.

Nezáleží, zda jste odběratel, nebo dodavatel služby – na SLA byste měli myslet pokaždé, když si chcete pojistit kvalitu poskytovaných nehmotných služeb, například z oblasti IT. Díky SLA totiž budete mít přesně stanovené podmínky, jako jsou časová dostupnost, výkonnost nebo rychlost, a vy získáte jistotu, že smluvená služba bude provedena podle daných kritérií.

Stejně tak SLA zahrnuje i popis způsobu, jak se bude řešit případné nesplnění podmínek smlouvy. V ní je samozřejmě obsažený také zákaznický servis, například definice maximální doby, kterou má poskytovatel na odpověď zákazníkovi na dotaz týkající se služby.

Co obvykle obsahuje SLA?

Obsah a popis služby
Cenový model a platební podmínky
Provozní dobu služby
Měření dostupnosti a spolehlivosti služby
Měření výkonnosti služby
Dobu reakce a vyřešení problému
Schválení změny služby a její implementaci
Definici odpovědnosti dodavatele a odběratele služby
Komunikaci obou stran
Reporting
Proces revize
Bezpečnostní parametry

V rámci jednotlivých bodů jsou pak obsažené další dílčí podmínky:

Obsah a specifikace služby mimo jiné definují důležitost zahájení prací na odstranění závady. Většinou se stanovují jiné časy pro opravu drobných závad a pro výpadky kritických služeb.

Dobou podpory systému se rozumí doba podpory formou technické podpory či telefonické hotline. Do této doby se počítá jak čas reakce, tak čas opravy.

Součástí SLA bývá také definice provozní doby služby, což je časový interval, během kterého se nezaručuje dostupnost systému, a to může vést například k technologickým odstávkám. Dostupnost služby určuje logicky dobu nebo interval, po který musí být služba dostupná, ale zároveň definuje přijatelný počet a délku výpadků ve smluveném období. Vyjadřuje se buď v časových jednotkách, nebo procentním poměrem z provozní doby služby. Komunikace zase určuje, jakým způsobem se budou hlásit a evidovat jednotlivé požadavky.

Do smlouvy SLA se někdy zahrnuje také maximální počet kritických chyb, definující maximální počet chyb, které jsou ještě schůdné pro dosažení standardní úrovně služby. Vyhodnocovací období pak určuje lhůtu, během níž se vyhodnocuje dostupnost a maximální počet těchto kritických chyb.

Co když se nedodrží smlouva SLA?

Do SLA se obvykle zahrnují předem definované sankce, které jsou vymahatelné v případě nedodržení smluvených podmínek poskytovatelem. Tyto sankce se většinou řeší přes kredity rovnající se určitému procentu měsíčního zisku za službu pro poskytovatele.

Proč jsou smlouvy SLA důležité?

Smlouvy SLA jsou podstatné tím, že určují očekávání zákazníka a odpovědnost poskytovatele. Pokud nejsou tyto podmínky splněné, jsou předem dané důsledky. To zaručuje, že se v případě problémů předejde sporům mezi oběma stranami.

Výhodou SLA je také vedení zaměstnanců na straně poskytovatele služby k odpovědnosti, efektivitě a produktivitě. Pokud nejsou stanovené žádné dohody nebo výkonnostní cíle, může to vést zaměstnance k laxnějšímu přístupu k řešení potíží. To může vést k nespokojenosti zákazníka.

Příklady z praxe

Jak uvádí specializovaný server Projectman, SLA je důležité i z jiného pohledu projektového řízení, což je vidět na příkladech z praxe, kdy mělo SLA zásadní roli v rámci projektu.

Prvním příkladem je organizační program na restrukturalizaci a sloučení dceřiných společností mezinárodní korporace, kdy bylo konkrétním cílem sloučit devět společností do tří. Což nebylo jednoduché i proto, že podobný organizační program není jen o IT, ale i o přesunech zaměstnanců, účetnictví, controllingu a právních záležitostech, které jsou navzájem provázané. Vše muselo být dokončené v definovaném termínu.

Proto došlo k oslovení Service Managementu s cílem dostat celkový seznam SLA, který obsahoval také seznam aplikací, jichž bylo zhruba 120. Postupně se identifikovalo 80 reálně zasažených aplikací, u nichž bylo potřeba provést změny. Celý program trval skoro dva roky a kvůli napnutým termínům to bylo občas náročné, nicméně celý proces dopadl úspěšně.

Dalším příkladem využití SLA byl projekt migrace lokálního datového centra do cloudu a s tím spojená migrace všech aplikací. Také v tomto případě se použil stejný přístup založený na SLA, respektive seznamu aplikací jako u předchozího organizačního projektu.

Tentokrát se jednalo o všech 120 aplikací a služeb, k nimž se při analýze přidal i technický detail nutný pro infrastrukturu a bezpečnost. Díky stejnému frameworku založeném na SLA jako v předchozím organizačním programu dopadl i tento projekt úspěšně.

Nelze opomenout ani primární význam SLA, kterým je poskytovat informace o definovaných parametrech poskytovaných služeb. Není to jen zbytečná administrativa požadovaná Service Managementem, ale dokument poskytující informace, které se dají využít i v jiných oblastech, například při řízení změn.

Co je to SLM?

S pojmem SLA souvisí další zkratka SLM, tedy Service-Level Management – ve volném překladu „řízení úrovně služeb“. SLM zahrnuje monitoring a řízení kvality služby na základě daných ukazatelů kvality (popsaných ve SLA).

20Kvě

Kodak S3000 series Max jsou tu!

adminsDigitalizace, Skenery, Kodak, Capture, SCS

Naše společnost rozšířila nabídku skenerů z oceňované řadu skenerů Kodak S3000 o dva nové modely, Kodak S3120 Max a Kodak S3140 Max. Oba skenery jsou navrženy tak, aby pomohly organizacím maximálně využít jejich informace – rychleji.

Řada S3000 Max kombinuje velkoobjemovou kapacitu s jednoduchostí a kompaktními rozměry stolní jednotky. Oba skenery jsou ideální pro procesy s velkým množstvím dokumentů a usnadňují rychlou a přesnou konverzi papírových informací na kritická obchodní data.

Řada S3000 Max přináší výjimečnou kvalitu obrazu, vynikající ochranu papíru, všestranné možnosti manipulace s médii a vyšší rychlost snímání a navíc rozšířené možnosti servisu pro zajištění maximální produktivity.

Tyto nové modely navazují na oceňované skenery řady S3000, které přinesly tolik úspěchů na trzích zdravotnictví, logistiky, bankovnictví, vzdělávání a státní správy. Dokážou snímat až 140 stran za minutu (str./min.), zatímco vestavěné zpracování obrazu umožňuje nezávislý provoz a snižuje nároky na zdroje počítače. Podpora rozhraní RESTful Web API zajišťuje efektivní snímání dokumentů prostřednictvím prohlížeče bez nutnosti použití softwaru nebo ovladačů. Díky tomu je lze snadno integrovat do line-of-business aplikací, webových skenovacích aplikací a mobilních zařízení.

Nové skenery Kodak S3120 Max a Kodak S3140 Max se snadno nastavují a používají; znalí pracovníci mohou skenery konfigurovat sami, bez podpory IT, a intuitivní rozhraní a 3,5″ barevná dotyková obrazovka zajišťují jednoduché ovládání. Obsluha si může přizpůsobit pracovní postupy pomocí softwaru Smart Touch, který dokáže nakonfigurovat až dvacet různých skenovacích úloh podle konkrétních potřeb – vše jednoduše jedním dotykem.

Uživatelé mohou rychle digitalizovat data zachycená na papíře a dostat je s vysokou přesností do podnikových aplikací, jako jsou systémy ERP nebo CRM, a snadno skenovat dokumenty do aplikací a úložišť souborů na pracovišti nebo mimo něj, včetně cloudových služeb.

Lepší manipulace s papírem zvyšuje efektivitu

Všestranná schopnost manipulace s médii znamená, že řada S3000 Max dokáže zpracovávat širokou škálu velikostí, tvarů a hmotností papíru, včetně smíšených dávek. Skenery jsou vybaveny velkým automatickým podavačem dokumentů (ADF) na 500 listů, který umožňuje obsluze skenovat více dávek najednou, zatímco řízené stohování výstupů urychluje zpracování po skenování.

Pokročilá inteligentní ochrana dokumentů (IDP) a detektory více podávání zachytí problémy s podáváním papíru, aby se zajistilo, že všechny dokumenty budou naskenovány bez poškození nebo vynechaných stránek. Systém IDP „naslouchá“ problémům a upozorňuje uživatele dříve, než dojde k zaseknutí nebo chybnému podání, čímž pomáhá chránit cenná data a dále zvyšuje efektivitu.

Výjimečná kvalita a přesnost obrazu

Nové skenery řady MAX mají také zabudované čtení čárových kódů, které zajišťuje rychlé a přesné výsledky při každém čtení, a technologii Perfect Page, která poskytuje vynikající kvalitu obrazu při skenování jmenovitou rychlostí. Technologie Perfect Page umožňuje dosáhnout nejlepšího možného výkonu při použití strojového vytěžování dat (OCR/ICR/rozpoznávání formulářů) a poskytuje soubory optimalizované pro RPA. Uživatelé mohou na dokumenty dokonce přidat vlastní textový řetězec prostřednictvím vestavěné funkce digitálního razítka nebo volitelného příslušenství imprinteru.

Zjednodušené zabezpečení

Řada S3000 Max nabízí bezpečnostní funkce podnikové třídy, jako je Secure Boot, který ověřuje firmware před jeho spuštěním, a podporuje podnikové bezpečnostní protokoly pro skenování po síti, včetně šifrování TLS a HTTPS, které lze snadno zapnout prostřednictvím rozhraní Kodak Alaris RESTful WEB API.

„Celosvětová pandemie prokázala, že digitální transformace je silným prostředkem dlouhodobého úspěchu a odolnosti,“ řekl Joe Odore, manažer produktového marketingu společnosti Kodak Alaris. „Vzhledem k tomu, že organizace po celém světě pokračují v rozvoji svých DX strategií, požadují výkonné, produktivitu zvyšující a bezpečné technologie pro snímání, které podpoří jejich neustálé inovace. Skenery řady S3000 Max jsme navrhli tak, aby řešily výzvy v oblasti snímání, kterým naši zákazníci v současnosti čelí, a aby jim umožnily digitalizovat pracovní postupy a zpracovávat digitální data automatizovaným a inteligentním způsobem.“

20Kvě

Nové vylepšené verze řady i4000!

adminsSkenery, Kodak, SCS, Digitalizace, Automatizace

Naše společnost začala dodávat vylepšené skenery řady Kodak i4000. Produkční skenery Kodak i4650 a Kodak i4850 nyní dosahují vyšší rychlosti skenování až 160 stran za minutu (str./min.).

Skenery řady Kodak i4000 jsou ideální pro firmy zajišťující outsourcing podnikových procesů (BPO), servisní kanceláře, vytížené podnikové podatelny, vládní agentury a další organizace s vysokou spotřebou papíru, které vyžadují rychlé skenování, vynikající kvalitu obrazu a konzistentní přesnost dat pro maximalizaci produktivity.

Skenery Kodak i4650 a Kodak i4850 jsou vybaveny funkcemi, které pomáhají profesionálům efektivněji zpracovávat dokumenty a snižovat provozní náklady. Vstupní výtah na 500 listů zajišťuje nepřetržité podávání dokumentů s přímou dráhou papíru pro materiály, jako jsou kartony, složky a dlouhé dokumenty – to vše s vyšší propustností. Nový model Kodak i4650 skenuje rychlostí až 145 stran za minutu a model Kodak i4850 skenuje rychlostí až 160 stran za minutu.

Řada Kodak i4000 má také čtyři vrstvy ochrany dokumentů, které chrání důležité dokumenty. Detekce délky chrání papíry před překrýváním a zobrazováním jako jeden dlouhý dokument. Detekce dvojitého podávání dokumentů zajišťuje, že do skeneru vstupuje vždy pouze jeden dokument, zatímco inteligentní ochrana dokumentů „naslouchá“ prozrazujícímu zvuku zmačkání a okamžitě zastaví proces skenování. Detekce kovů navíc zabraňuje tomu, aby zapomenuté sponky a kancelářské svorky zasekly skener a poškrábaly sklo skeneru.

Intuitivní rozhraní a skenování jedním dotykem zjednodušuje uživatelské prostředí a kombinace těchto skenerů dokumentů se softwarem Kodak Capture Pro umožňuje inteligentní zpracování dat, které může výrazně zvýšit produktivitu.

06Dub

Článek v časopisu BE THE BEST

adminsDigitalizace, Automatizace, SCS

DOKUMENTY, DATA A PROCESY SE JIM DOSTALY POD KŮŽI

Může na poli digitální transformace existovat česká firma, která se jí věnuje již více než čtvrtstoletí a poráží v globální soutěži i velké nadnárodní hráče? Příběh Renaty Telínové a Milana Zajíčka je důkazem, že ano. Společnost scanservice totiž existuje.

Ať bude vývoj na poli technologií jakýkoliv, poptávka po službách klesat nebude. Budou se měnit a vyvíjet, ale budou stále žádanější, protože budou nahrazovat lid.
Renata Telínová

Ten příběh se začal psát někdy v devadesátých letech, když do Česka přišel Kodak, špička mezi dokumentovými scannery. Právě u společnosti Eastman Kodak Renata i Milan začínali. A začali prodávat první velké produkční scannery. A už tehdy si oba uvědomili, že špičkové železo je dobrá věc, ale špičkové služby jsou lepší. „Nám se prostě nechtělo jen slepě přeprodávat technologie, ani železo, ani aplikace. Prosadili jsme si u tehdejšího belgického majitele založení divize služeb a vznikla společnost scanservice, kde jsem měla deset procent. Několik let jsme to nechali běžet a pak jsme s Milanem odkoupili těch zbývajících devadesát procent,“ vzpomíná na začátky Renata Telínová.

Není pravda, že lépe se digitalizuje s mladším týmem. Protože schopnost přijímat progresivní změnu souvisí s mentálním věkem, ne s fyzickým.
Milan Zajíček

Dřevní doby české digitalizace

Byl v tom tehdy kus odvahy, z dnešního pohledu se takový krok může zdát až jako pošetilost. „Ona to pošetilost byla, protože my jsme tu byli v situaci, kdy řada lidí měla vůbec strach strčit do scanneru originál smlouvy,“ usmívá se nad tehdejší situací na trhu Renata. Nefungoval internet, sítě, vzdálená správa, mobilní telefony byly stále novinkou. To bylo prostředí, v němž scanservice začal nabízet digitalizaci dokumentů jako službu. Prvním klientem byla nizozemská ING, která přece jen o digitálním světě už něco věděla. „To byla doba, kdy jsme zajímavý zisk dělali i na cédéčkách, které měl Kodak bezkonkurenčně nejlepší, se zlatou vrstvou, na které záznam nedegradoval. Kdo dnes ví, co to je zlaté cédéčko,“ s trochou nadsázky doplňuje Milan. Oba v tom prostředí, které slovo digitalizace dokumentů ještě ani neznalo, věřili ve svou cestu. A protože takových firem tu opravdu nebylo mnoho, dostávali se k velkým firmám a velkým projektům. „Vždycky jsou v životě firmy nějaké milníky, které ji posunují. U nás to určitě v začátcích byly Česká pošta a Slovenská pošta, pro které jsme digitalizovali kompletně celý platební styk. Dělali jsme i sčítání lidu, opět v Česku i na Slovensku,“ popisuje Renata Telínová rozvoj firmy.

Pomohla jim jasná strategie. Nesnažili se být nejchytřejší, naopak jako základ vzali funkční systémy renomovaných firem, jakými v této branži byly ve své době Top Image Systems a dnes kupříkladu IBM. Dokázali však být operativnější, levnější a hlavně ve službách vlastně lepší, protože dokázali velké univerzální systémy na míru přizpůsobit potřebám zákazníků, doprogramovávali určité specifické moduly. „Ochytřovali jsme původní systémy,“ hodnotí vklad firmy Renata. To je strategie, které se drží dodnes, byť již na konkurenčním trhu prosazují i vlastní dílčí řešení.

Digitalizace nebo digitalizace?

Pravda je, že dnes si na digitální nástroje české firmy zvykají. A díky covidu vlastně mnohem rychleji. „Digitalizace je cesta, jak zbavit firmy lidského sádla. A ty poslední dva roky, byť byly tvrdé, nás na tohle upozornily a vlastně nás to naučily,“ shodují se oba. Takže jsme v situaci, kdy se slovy digitalizace, elektronizace či digitální transformace žongluje kde kdo, jejich význam je ale často nejasný.

„Zmatení působí možná angličtina. Protože my občas směšujeme anglické digitization a digitalization. Ve slovníku u obou slov najde český ekvivalent digitalizace a v podstatě i totožný výklad pojmu. Ale ono je to trochu složitější. To první znamená digitalizace a to druhé už spíše elektronizace, nebo přesněji digitální transformace,“ vysvětluje Milan a Renata doplňuje: „První termín označuje převod zdrojového materiálu z analogové podoby do podoby digitální. Druhý termín se ale už týká především procesů a dat.“ Digitalizaci tedy berme jako nutnou podmínku digitální transformace. Podstatou té je zjednodušování a zlepšování procesů.

Důvody pro digitální transformaci ale nejčastěji začínají uvnitř firem. I Renata s Milanem se shodnou, že obvyklým důvodem je snaha zavést do firemních procesů pořádek, aby byly auditovatelné a opakovatelné. Navíc digitalizace umí vydělat nebo ušetřit. A když se budeme bavit o digitální transformaci, tak ta především dokáže zjednodušit procesy a udělat je přívětivější a dostupnější pro uživatele.

Proč návratnost není to nejdůležitější

Digitalizace přináší změnu. Proto jako každý změnový proces potřebuje na začátku vizionáře, následně kvalitní metodiku a management a v neposlední řadě správně motivovaný tým. „Změny jsou vždy závislé na lidských zdrojích. Proto je potřeba si hned na začátku, ještě před spuštěním digitální transformace uvědomit, že to nutně bude, po nějakou dobu, na všech stupních, práce navíc a přinese změny. Což je kombinace, která se lidské přirozenosti vzpírá,“ upozorňuje Renata.

A Milan přidává také postřeh: „Připomenu jeden mýtus, totiž že lépe se digitalizuje s mladším týmem. Není to pravda. Protože schopnost přijímat progresivní změnu souvisí s mentálním věkem, ne s fyzickým. Znám spoustu mladých padesátníků, kteří si už lecčíms prošli a pořád chtějí svět postrkávat dopředu. A taky znám spoustu starých pětadvacetiletých, zvyklých na mamahotel a svůj klídek. Není to o generaci, je to charakterech a individualitách.“

Oba se pak shodnou na jednom, totiž že návratnost je jen jeden z podstatných parametrů, ale nemusí být vždy ten první. Důležitější je často opravdu opakovatelnost a auditovatelnost procesů. Obrovské nadnárodní koncerny, ale i rostoucí menší firmy, potřebují své best practice přenášet dál. Což bez digitální podpory jde jen těžko. A jen pro pořádek – návratnost se často počítá v měsících.

Česká společnost, která se od roku 1998 zabývá digitalizací a digitální transformací. Digitalizuje dokumenty i finanční transakce, dokumentární archivy i procesy pro firmy, veřejný sektor i státní správu. V současné době se zaměřuje také na digitalizaci stavebního řízení.

Prozíravá pošetilost

Sázka na služby, která se před čtvrtstoletím mohla jevit pošetilá, se dnes jeví jako prozíravá. Služby hýbou světem. Firmy mají svůj core business a na všechno ostatní si často najímají expertní externí partnery, kteří mají potřebné kompetence. Scanservice tento trend vývoje zachytil mezi prvními, což dokládá i jeden malý grafický detail – zatímco v počátcích bylo v logu společnosti boldem zdůrazněno počáteční scan, dnes je to po právu druhá část, service. „Jsme přesvědčeni, že ať bude vývoj na poli technologií jakýkoliv, poptávka po službách klesat nebude. Budou se měnit a vyvíjet, ale budou stále žádanější, protože budou nahrazovat lidi,“ potvrzuje Renata a dodává: „Jsme připraveni.

Z dnešního pohledu určitě máme pořád co nabídnout a věřím, že ještě minimálně pět let to dokážeme.“ Ten časový interval není znamením nedostatku chuti nebo sebedůvěry. Jen střízlivým odhadem budoucnosti. Oba mají jasno ve věci nástupnictví – jejich vlastní děti jdou svou vlastní cestou a scanservice bude v budoucnu pro některou z firem zajímavou akvizicí. Zatím ten čas ale nenastal.

Česká firma na globálním hřišti

A nenastal také proto, že oba se svým byznysem pořád baví. Digitalizují nejen privátní sektor, ale i spoustu krásných věcí – například unikátních a velmi starých knih. A k tomu dokážou vyhrávat souboje i na globálním hřišti. V USA přece jen nepodniká každá česká firma. A už vůbec ne ty, které se pohybují v technologické sféře. „Našimi klienty jsou i centra sdílených služeb, což je málo známý segment, kterému se v Česku ale velmi daří. Jedno z nich tu má americká společnost Johnson & Johnson, pro kterou pracujeme, a oni přišli s tím, že chtějí podobné centrum ve Státech, ale že musí mít naše parametry. Takže jsme jezdili po Státech, projížděli tamní centra služeb a nakonec skutečně našli partnera a k němu převádíme všechny procesy, které máme tady v Česku a obsluhujeme tak celý svět,“ vysvětluje Renata. A jen tak mimochodem dodá, že když Johnson & Johnson stavěli své centrum sdílených služeb, které mělo být v Evropě, nedostal ho scanservice jako dárek. Česká firma se dostala v otevřeném výběrovém řízení na shortlist a v belgickém finále porazila i takové giganty, jako byli Xerox a Siemens. Vzpoura malých není nic nemožného.

14Bře

Podcast s Hospodářskou komorou

adminsDigitalizace, Automatizace

Udělejme si pro začátek pořádek v termínech, elektronizace a digitalizace. Co je co, kde jsou rozdíly?

RT: My oba jsme začínali u společnosti Eastman Kodak, kde jsme pracovali na digitalizaci dokumentů. Proto vnímám digitalizaci jako převod čehokoliv z analogové do digitální podoby. Může to být fotka, dokument, video… Takže digitalizaci vnímám jako podmnožinu elektronizace.
MZ: Zmatení působí možná angličtina. Protože my občas směšujeme anglické digitization a digitalization. Přičemž to první znamená digitalizace a to druhé už spíše digitální transformace. Tedy zatímco první termín označuje to, co již popisovala Renata, to druhé se týká především procesů.

ABY DIGITÁLNÍ TRANSFORMACE BYLA ÚSPĚŠNÁ, POTŘEBUJE VIZIONÁŘE, KVALITNÍ MANAGEMENT I METODIKU A TAKÉ SPRÁVNĚ MOTIVOVANÝ TÝM.

Vy se pohybujete na které úrovni?

RT: Dnes již na obou. A je pravda, že když jsme začínali, převažovala ta první, což symbolizovalo to, že boldem zvýrazněná část našeho názvu bylo to scan, zatímco dnes už je to opačně, boldem je service. Služby převážily…
MZ: … a mnohem více už se dnes zaměřujeme na elektronizaci, respektive digitální transformaci jako komplexní změnu. Pracujete pro privátní i veřejnou sféru a také pro government. Kde jsme na tom lépe?
MZ: Možná začněme tím, kde jsme na tom stejně. Privátní sektor i státní správa se snaží zavést do svých procesů pořádek, aby byly auditovatelné a opakovatelné… Tam se shodnou. Rozdíl je v tom, že zatímco privátní sektor chce primárně digitální transformací vydělat, government chce primárně ušetřit a občanovi usnadnit komunikaci s úřady. Oba ji ale velmi potřebují.

Návratnost není v případě digitalizace vždy to nejdůležitější Rakousko-Uhersko je stále trochu v nás

Jaký je rozdíl mezi elektronizací a digitalizací? Jak složité je nastartovat digitální cestu ve firmě a jak na úrovni státní správy? A jak se na digitální transformaci co nejlépe připravit? Své pohledy a zkušenost nabízejí Renata Telínová a Milan Zajíček, spolumajitelé společnosti scanservice, která se digitalizací zabývá již bezmála čtvrtstoletí.

RT: Privátní sektor je na tom, mám-li být otevřená, přece jen o trochu lépe a je to pochopitelné. Protože rozhodujícím faktorem nejsou technologie, ty si koupíte, ale lidské zdroje. Aby digitální transformace byla úspěšná, potřebuje na začátku vizionáře a pak také kvalitní management a metodiku. To jsou ukazatele, kde privátní sektor vítězí. Ale ani to nejsou všechny podmínky. Je dobré si hned na začátku ještě před spuštěním digitální transformace uvědomit, že to nutně bude po nějakou dobu, na všech stupních práce navíc, ale přinese změny. Což je kombinace, která se lidské přirozenosti vzpírá. Je potřeba mít správně motivovaný tým.
MZ: Připomenu jeden mýtus, totiž že lépe se digitalizuje s mladším týmem. Není to pravda. Protože schopnost přijímat progresivní změnu souvisí s mentálním věkem, ne fyzickým. Znám spoustu mladých padesátníků, kteří si už lecčíms prošli a pořád chtějí svět postrkávat dopředu. A taky znám spoustu starých pětadvacetiletých, zvyklých na mamahotel a svůj klídek. Není to o generaci, je to charakterech a individualitách.
RT: Když jsme zmínili, že privátní sektor je na tom o něco lépe, možná na tom má podíl i délka volebního období. Čtyři roky jsou na transformaci velmi krátká doba, chybí kontinuita. To abychom byli spravedliví.

Jak se vám daří firmu přesvědčit, že cesta digitální transformace je ta správná?

RT: Máme samozřejmě studie i analýzy návratnosti, máme zkušenosti i případové studie, přece jenom těch pětadvacet let praxe něco znamená. A především se snažíme trh směrem k digitální transformaci edukovat, už proto, že možností je spousta, a pokud to není váš core business, těžko se orientujete.
MZ: Během posledních let se ale trh nesmírně posunul dopředu, už se ví, o čem mluvíme. A firmy už začínají krokem, kterému se říká proof of concept. Ten ve výsledku přinese měřitelné výsledky, cenu, návratnost, přínosy. Tytéž položky obsahovala dříve obchodní nabídka, ale proof of concept tomu dává vyšší váhu a je dobře, že firmy se naučily pracovat tímto způsobem.

Jaká je střední návratnost investice do digitalizace? Pět, nebo deset let?

MZ: Kdyby to mělo být deset let, asi by nemělo cenu to ani dělat. Obecně je návratnost velmi rychlá, pokud to uděláte správně. Když díky robotizaci ušetříte dvacet lidí, můžete mít návratnost i kratší než rok, řádově v měsících…
RT: On pracuje dvacet čtyři hodiny denně, sedm dní v týdnu, nechytne covid, nemá nemocné děti. Samozřejmě návratnost je projekt od projektu trochu jiná. My se ponejvíce zaměřujeme na digitální transformaci v práci s dokumenty a finančními transakcemi a tam se zpravidla návratnost pohybuje do dvou let.
MZ: Ale zdůrazním, že návratnost je jen jeden z parametrů, a ne vždy ten první. My často vidíme, že důležitější je opravdu opakovatelnost a auditovatelnost procesů. Obrovské nadnárodní koncerny potřebují best practice rolovat globálně. To si bez elektronizace nelze dnes vůbec představit. A v Česku jsme v tomto ohledu skutečně dobří, málo se ví, kolik center sdílených služeb tu je a kolik zaměstnávají lidí. Je to obrovský segment.

Nabízíte něco jako audit digitální transformace?

RT: Určitě, protože je to velmi specifická činnost. Začínáme velmi obsáhlým dotazníkem, který nám dá první pohled na současný i zamýšlený stav. Pak vyrážejí naši specialisté, často již spolu s projektovými manažery, přímo do firmy, kde si vše ještě ověřují, monitorují stávající proces a navrhují nový.
MZ: Taková kontrola externí autoritou je přínosná a potřebná, protože určitá vnitřní slepota a také určitá chybovost existuje v každé firmě. Oko zvenčí vidí líp. Což dokazuje naše praxe, kdy při digitalizaci archivů zcela běžně nacházíme ztracené dokumenty, nezařazené, špatně zařazené, duplicitní, díry v posloupných řadách…

Nabízíte nejen outsourcing, ale také zavádíte procesy přímo u klientů. Kdy je která varianta vhodná?

RT: Existuje ještě třetí varianta, kombinace obou způsobů. Protože ne každá společnost má vyrovnané toky dokumentů, často existují peaky, které už interně společnosti nastavené na obvyklý průtok samy nezvládnou. Pak můžeme buďto dočasně zvýšit kapacitu nebo část průtoku přímo zpracovat.
MZ: Naše firma je vlastně rozdělená na dvě virtuální části, jedna poskytuje outsourcing, druhá implementuje řešení u zákazníka. Obecně říkáme, že pokud je dokumentů ve firmě méně než 10 tisíc měsíčně, outsourcing se nevyplatí. Technologie jsou dnes už velmi kvalitní a levné a jednodušší je digitalizovat přímo v místě vzniku. Ale mohou existovat důvody, proč outsourcovat i při menším počtu dokumentů.

Můžete ty důvody konkretizovat?

MZ: Umíme data vytěžit, dát jim strukturu. To už je náročnější než pouhý převod do digitálního archivu. Bavíme se o digitalizaci dokumentů, ale dnes nastupuje paperless model, kdy dokumenty v klasické papírové podobě ani nevznikají…
RT: Tady ještě máme dluh, pořád u nás, ale i v mnoha dalších evropských zemích přetrvává takové to Rakousko-Uhersko. Prostě máme rádi podpis, razítko a papír. Žila jsem nějakou dobu v New Yorku a tam je v tomto ohledu jiný svět, smlouvy běžně existují pouze v elektronické podobě.
MZ: Je ale potřeba dodat, že do toho stavu velmi razantně vstoupil covid. Velká část administrativy přešla do digitálního prostoru, protože to prostě nešlo jinak. A dnes si často uvědomujeme, že papír nepotřebujeme. Je to velký krok k digitální transformaci procesů, protože ta digitalizací papírů začíná.

Prvním krokem je asi změna myšlení. Jak se na digitální transformaci uvnitř firem co nejlépe připravit?

RT: Je to úkol především pro management. Musí mít cíl a strategii. To je úplný začátek.
MZ: A vyplatí se mít někoho zvenčí, kdo firmě pomůže. Naše zkušenost říká, že opravdu málokterá firma dokáže digitální transformaci zvládnout sama, interně.

Děláme v Česku jen digitalizaci, nebo jsme se
už posunuli k digitální transformaci?

RT: Těžká otázka. Leckde možná teprve objevujeme slovo digitalizace. Ale obecně si myslím, že jsme na tom poměrně dobře, protože máme slušnou legislativu a jsme i technologicky na velmi dobré úrovni. Přitom jsme relativně malá země, kde se nové modely velkým firmám velmi dobře zkoušejí. Pokud se osvědčí, zavádějí se po celém světě. Jinými slovy, jsou místa, kde jsme na špičce.
MZ: Významný je v tomto smyslu zákon o právu na digitální služby. Nejsme díky němu lídrem digitální transformace, ale velmi nás posunul.

13Led

Kodak Alaris získává cenu BLI 2022 Scanner Line of the Year Award

adminsDigitalizace, Automatizace, Skenery, Kodak, SCS

Dne 12. ledna 2022 oznámila společnost Keypoint Intelligence, přední světový nezávislý hodnotitel hardwaru, softwaru a služeb pro zobrazování dokumentů, že společnost Kodak Alaris získala prestižní cenu Buyers Lab (BLI) 2022 Scanner Line of the Year Award. Globální specialista na snímání informací získal toto prestižní ocenění šestkrát za posledních sedm let.

Ceny BLI Line of the Year Award oceňují společnosti, které poskytují širokou škálu hardwarových nebo softwarových produktů, které trvale překonávají konkurenci. Analytici Keypoint Intelligence testovali snadnost použití, funkce, výkon a přidanou hodnotu kompletního portfolia skenerů a vyhodnotili Kodak Alaris jako celkově nejlepší.

„Po dalším náročném roce testování skenerů, Kodak Alaris stále kraluje a odváží si domů již šestou cenu BLI Scanner Line of the Year Award za posledních sedm let,“ řekl Lee Davis, zástupce ředitele útvaru Software/Skenery v Keypoint Intelligence. „Bez ohledu na to, na který segment se podíváte, zjistíte, že skenery od společnosti Kodak Alaris patří k nejlepším v každé kategorii, kterou Keypoint Intelligence hodnotí, včetně kritických oblastí spolehlivosti, manipulace s médii, produktivity a přesnosti OCR.“

Toto nejnovější ocenění následuje oznámení, že společnost Kodak Alaris získala vůbec první cenu BLI 2021-2022 PaceSetter Award for Distributed Capture. Na základě průzkumu provedeného na severoamerickém trhu, tato cena oceňuje OEM výrobce s portfoliem nejnovějších technologií pro distribuované snímání, včetně jednofunkčních skenerů, softwaru pro snímání a nabídky profesionálních služeb.

Analytici Keypoint Intelligence rovněž vybrali skener Kodak řady S3000 jako vítěze ceny Winter 2021 Pick Award for Outstanding Departmental Scanner. Společnost Keypoint Intelligence ocenila řadu S3000 za její mimořádnou hodnotu, vynikající spolehlivost a rychlost čtení OCR, vynikající možnosti manipulace s médii a softwarovou integraci – včetně řešení Kodak Capture Pro a Kodak Info Input Solution – s cílem pomoci podnikům rozšířit digitální automatizaci až k bodu snímání.

„Získat tento prestižní titul je velká čest. Jsme velmi hrdí na to, že naše portfolio chytrých a výkonných skenovacích řešení, poháněných desetiletími inovací v oblasti vývoje obrazu, bylo opět nezávisle validováno společností Keypoint Intelligence,“ řekl Don Lofstrom, prezident a generální ředitel společnosti Kodak Alaris. „Udržet si status nejoceňovanějšího výrobce skenerů v 60leté historii Keypoint Intelligence je nesmírně obohacující a pokořující.“

Promluvte si s našimi odborníky o nejlepších skenerech na trhu!

13Pro

Jaké jsou výhody digitální transformace?

adminsKodak, SCS, Digitalizace, Automatizace

Digitální transformace (DX) je integrace digitální technologie do všech oblastí podnikání. Výsledkem jsou zásadní změny ve způsobu fungování podniku, které umožňují modernizovat zastaralé procesy, zrychlit efektivní workflow, posílit jejich zabezpečení a zvýšit ziskovost.

Proč je digitální transformace důležitá?

Digitální transformace mění způsob, jakým organizace funguje. Součástí tohoto procesu jsou podnikové systémy, procesy, workflow a firemní kultura. DX má vliv na každou úroveň organizace, shromažďuje data napříč všemi úseky a umožňuje celé organizaci efektivnější spolupráci.

Využitím automatizace workflow a pokročilého zpracování, např. umělé inteligence (AI) a strojového učení (ML), mohou společnosti využít zákaznickou cestu způsobem, který dříve nebyl možný.

8 výhod digitální transformace

Pro mnoho společností jsou náklady hnací silou digitální transformace. Přesun dat do veřejného, soukromého nebo hybridního cloudového prostředí snižuje provozní náklady. Digitální transformace snižuje náklady na hardware a software a zároveň umožňuje členům týmu věnovat se jiným projektům.

1. Rozšířený sběr dat

Většina firem shromažďuje velká množství zákaznických dat. Skutečným přínosem je ale jejich optimalizace pro analýzu, jejíž výsledky mohou posunout podnikání kupředu. Digitální transformace vytváří způsob, díky kterému mohou různé úseky organizace sledovat zákaznickou cestu, operativní činnosti, výrobu, finance a obchodní příležitosti.

2. Účinnější řízení zdrojů

Digitální transformace konsoliduje informace a zdroje do sady obchodních nástrojů a může integrovat aplikace, databáze a software do centrálního úložiště business intelligence.

Digitální transformace není oddělením ani funkční jednotkou. Zahrnuje každou oblast podnikání a může vést k inovaci procesů a efektivitě napříč organizací. Od prodeje a marketingu po finance a management.

3. Pochopení zákazníků založené na datech

Data mohou být klíčem k pochopení chování zákazníků. Když lépe porozumíte svým zákazníkům a jejich potřebám, můžete vytvořit obchodní strategii cílenou přímo na zákazníka. Kombinace strukturovaných dat (zákazníkovy osobní informace) a nestrukturovaných dat, jako jsou metriky sociálních médií, mohou podpořit růst vašeho podnikání.

4. Lepší zákaznická zkušenost

Zamyslete se na tím, jakým způsobem může digitální transformace zvýšit efektivitu vašich týmů, a jak může zajistit souvislé a intuitivní zážitky vašich zákazníků. Od e-mailové komunikace po uživatelské portály, digitální produkty a dokonce i způsob, jakým oslovujete nové potenciální zákazníky.

5. Podporuje digitální kulturu (a lepší spolupráci)

Digitální transformace podporuje digitální kulturu tím, že členům týmu poskytuje nástroje, které jsou přizpůsobené jejich prostředí. Taková změna digitální kultury je zásadní pro udržitelné podnikání. Zvyšování kvalifikace a digitální vzdělávání členů týmu zajistí využívání všech výhod digitální transformace.

6. Zvýšené zisky

Společnosti, které projdou digitální transformací zvýší svou efektivitu a ziskovost. Zvažte výsledky zprávy SAP Center for Business Insights a Oxford Economics:

7. Zvýšená agilita

Digitální transformace nabízí organizacím větší agilitu. Podniky, které využijí potenciál světa vývoje softwaru se mohou dostat na trh mnohem rychleji a přijmout strategie průběžného zlepšování (CI). Získají tak přístup k rychlejší inovaci a adaptaci a zároveň následují cestu k dosažení lepších výsledků.

8. Zvýšená produktivita

Správné technologické nástroje, které se vzájemně podporují, mohou zefektivnit workflow a zvýšit produktivitu. Automatizace mnoha manuálních úkolů a integrace dat v rámci organizace umožňuje členům týmu pracovat efektivněji.

Jak scanservice podporuje digitální transformaci

Digitální transformace přináší novou definici fungování společností. Od účinnějšího shromažďování dat po lepší zákaznickou zkušenost, podniky zaznamenávají jak úspory nákladů, tak vyšší ziskovost. Digitální transformace se bude i nadále zrychlovat. International Data Corporation (IDC) předpovídá, že do roku 2023 vzrostou výdaje na digitální transformaci na více než 53 % všech investic do informačních a komunikačních technologií (ICT), oproti dnešním 36 %. Největší růst bude v oblasti datové inteligence a analytiky.

Jednou z největších výzev digitální transformace je integrace různých systémů do konsolidovaného workflow.

Promluvte si s našimi odborníky a dozvíte se, jak nejlépe integrovat digitální transformaci do vašeho současného workflow tak, aby vyhovovala vašim požadavkům.

03Pro

scanservice a.s. opět oceněna v anketě Českých 100 Nejlepších

adminsDigitalizace, Automatizace, SCS

Pan-evropská společnost pro kulturu, vzdělávání a vědecko-technickou spolupráci Comenius uspořádala již šestadvacátý ročník „Českých 100 Nejlepších“. Cílem soutěže je v celonárodním měřítku nalézt, vybrat, zviditelnit a ocenit české firmy, podniky, či společnosti z co nejširšího spektra ekonomických aktivit, které dosahují vynikajících, mimořádných anebo pozitivně pozoruhodných výsledků.

Výsledky ankety byly slavnostně vyhlášeny v pátek 26. listopadu ve Španělském sále Pražského hradu.

scanservice a.s. se v aktuálním ročníku ankety umístila na 63. místě. Tyto výsledky vnímáme jako ocenění naší usilovné a dlouholeté práce v oblasti automatizace obchodních procesů, digitalizace dokumentů a vytěžování dat, a jako symbol stability pro naše zákazníky.

Předání ocenění v anketě Českých 100 Nejlepších prezidentem pan-evropské společnosti pro kulturu, vzdělávání a vědecko-technickou spolupráci Comenius panem Karlem Muzikářem předsedkyni představenstva scanservice paní Renatě Telínové

27Říj

Jaké jsou výhody skenování dokumentů?

adminsDigitalizace, Skenery, Kodak, SCS, Podpora, Workflow

Stále ještě nejste rozhodnuti přejít na bezpapírovou kancelář? Teď je ten nejlepší čas na to, abyste začali sklízet výhody skenování dokumentů.

Více místa v kanceláři

Používání prvotřídních kanceláří pro ukládání obchodní dokumentace ve skříních a krabicích je tak trochu luxus. Skenování dokumentů vám uvolní cenný prostor a v důsledku toho získáte flexibilitu a můžete maximalizovat kancelářský prostor pro činnosti, které vám generují obrat nebo snižují provozní náklady. Zároveň získáte efektivní způsob vyhledávání dat v dokumentech na jediném serveru, na který je možné uložit tisíce souborů.

Ochrana údajů

Ukládání důležitých historických nebo důvěrných dokumentů na pracovišti může být riskantní. Papír lze snadno poškodit, ztratit nebo zničit a navíc je žádoucí tyto dokumenty uchovat i na další roky. Proces stárnutí dokumentu se bohužel zrychluje při každé manipulaci. Skenování dokumentu je poslední fyzickou manipulací s dokumentem. Chrání důležité informace před fyzickým poškozením a nabízí přidanou hodnotu lepší čitelnosti starých tištěných záznamů.

Lepší zabezpečení dat

Ochrana tištěných informací je přinejlepším obtížná. Naskenované dokumenty a obrazy lze bezpečně uchovávat v zabezpečeném online úložišti s přísnými bezpečnostními procesy, které poskytují kontrolovaný přístup autorizovaným uživatelům.

Lepší spolupráce zaměstnanců

Vzhledem k tomu, že stále více zaměstnanců pracuje vzdáleně, najít rychlé a efektivní řešení pro vyhledávání souborů se stává prioritou. Skenování dokumentů usnadňuje sdílení, vyhledávání, ukládání a opětovné archivování digitálních dokumentů z více míst téměř odkudkoli. Vaši zaměstnanci v různých lokalitách mohou současně přistupovat k digitalizovaným dokumentům, prohlížet je, spolupracovat, zrychlit workflow a zvýšit produktivitu, aniž by to ohrozilo bezpečnost vašeho podnikání.

Soulad s auditem

Dodržování souladu s požadavky auditu je povinné pro většinu podniků. Digitalizované dokumenty usnadní vaší společnosti plnění zákonných a správních povinností. Kromě toho lze digitální soubory snadno organizovat, indexovat a okamžitě předkládat auditorovi.

Lepší zákaznický servis

Poskytování stejné kvality služeb zákazníkům může být obtížné, zvláště když máte zákazníky ve více regionech. Ale když jsou papírové soubory k dispozici elektronicky, vaši zákazníci budou těžit z rychlejší odezvy a přístupu k přesným informacím. Vaši zaměstnanci budou mít možnost vyhledávat a porovnávat soubory a efektivněji řešit požadavky zákazníků.

Produktivita

Nepořádek v papírech je nejhorší noční můrou produktivity. A papírové soubory nejsou k dispozici vzdáleným týmům. To by mohlo představovat výzvu, zvláště nyní, kdy práce na dálku se stala téměř nezbytnou. Skenování dokumentů je jedním ze způsobů, jak zlepšit workflow a efektivitu. Vaši lokální a vzdálení zaměstnanci mohou okamžitě najít a získat informace, aniž by ztráceli čas zjišťováním kde se jaký dokument nachází.

Lepší obnova po havárii

Požáry, záplavy, přírodní katastrofy a globální pandemie ničí nebo omezují přístup k papírovým dokumentům. Naštěstí, skenování dokumentů nabízí vaší firmě lepší zotavení po havárii. Digitální obrazy a data uložených dokumentů můžete zálohovat na zabezpečené servery mimo pracoviště, čímž zajistíte, že vaše životně důležitá data budou v bezpečí a v případě potřeby je můžete snadno zobrazit a použít.

Lepší životní prostředí

Bezpapírové pracoviště je jednoznačně nejlepší způsob, jak snížit naši závislost na zdrojích papíru. Skenování dokumentů je dobré nejen pro vaši firmu, ale i pro životní prostředí. Převod papíru na digitální soubory výrazně snižuje vaši spotřebu papíru, náklady na energie a nákup tiskáren. Vše pro zelenější planetu.

Napište nám a rádi vám osobně ukážeme naše řešení skenování dokumentů.

1 2 3