admins – 3. stránka – scanservice a.s.

19Říj

Jak najít nejlepší software pro skenování dokumentů

adminsWorkflow, Digitalizace, Skenery, Kodak, SCS, Podpora

Přechod na bezpapírové prostředí může zvýšit produktivitu o 30 až 35 procent. K úspěšnému přechodu do digitálu však potřebujete ty správné nástroje.

Jaké nástroje to vlastně jsou? Co když nevíte, jak vybrat ten správný software pro skenování?

Tip 1. Udělejte si přehled o tom, co od skenování očekáváte

Pravdou je, že neexistuje jeden „nejlepší“ software pro skenování nebo snímání, který by byl vhodný pro každého. Kanceláře různých velikostí a v různých odvětvích potřebují různé modely skenerů a tomu odpovídající software. Prvním krokem při zjišťování, jaký skenovací software je pro vás ten pravý, je zhodnotit vaše specifické potřeby.

Chcete-li začít mapovat to, co od skenovacího softwaru očekáváte, zvažte následující:

Všechny tyto faktory vám pomohou určit, jaký softwarový program bude vám a vašim potřebám vyhovovat.

Tip 2: Nejlepší skenovací software obsahuje OCR

Pokud byste nominovali programy na titul „Nejlepší skenovací software 2021“, měli by všichni uchazeči společnou alespoň jednu věc: OCR. OCR nebo Optical Character Recognition je funkce, která umožňuje skenovacímu softwaru překládat naskenované dokumenty do souborů, které jsou:

Tuto skutečnost je téměř nemožné přecenit.

Představte si například, že vaše firma zpracovává smlouvy. Pokud byste naskenovali návrh smlouvy pomocí softwaru bez OCR, získali byste pouze obrázek smlouvy. Ten vám umožní si dokument přečíst a vytisknout jeho přesnou kopii. Nic jiného.

Naproti tomu se softwarovým programem s podporou OCR je možné k datům ve vašich naskenovaných dokumentech přistupovat, sdílet je a používat všemi způsoby stejně jako soubory, které vytváříte digitálně od samého začátku. Bez ohledu na vaše odvětví nebo záměry digitalizace, OCR je ta správná cesta.

Tip 3: Zvažte investici do softwaru, který má funkci automatických oprav

Není nic horšího, než když otevřete dokument, se kterým potřebujete pracovat, a zjistíte, že předchozí uživatel nejen že nepoužil OCR, ale navíc odvedl i špatnou práci při jeho skenování.

Obraz je šikmý. Kvalita zbarvení nebo stínování je slabá, celý dokument je rozmazaný a špatně čitelný. Možná na něj před skenováním dokonce vylil kávu.

Ať je to jakkoli, výsledek je stejný: vy, vaši spolupracovníci a vaši klienti musíte pracovat s podprůměrným dokumentem.

Volba skenovacího softwaru s automatickými opravami skenu znamená, že se s podobnou situací už nikdy nesetkáte. Nejlepší skenovací software automaticky opravuje:

Software také odlišuje fotografie od textu a podporuje optimální funkčnost OCR.

Tip 4: Nenechte se skenerem spoutat

Pokud máte vysoce mobilní pracovní sílu, zvolte skenovací software kompatibilní s vašimi mobilními zařízeními. Integrované skenovací aplikace udržují vaše lidi v pohybu, aniž by byla obětována kvalita skenování.

Pokud pracujete převážně v kanceláři, vyberte si skener a skenovací software, které udrží krok s rychlostí a objemem dokumentů, které potřebujete skenovat. Pomalá zařízení budou vaše zaměstnance zdržovat a zpomalovat workflow.

Správně vybraná zařízení a software vám budou dobře sloužit.

Tip 5: Ujistěte se, že váš software má zajištěnou podporu

Jaký skenovací software chcete: software s podporou týmu odborníků, kteří vás v případě závady okamžitě uvedou zpět do provozu, nebo software, u kterého, když se něco zvrtne, musíte všeho nechat a hledat řešení vlastními silami?

Odpověď je víc než jasná. Potřebujete, aby váš software fungoval, a musíte vědět, že pokud se něco pokazí, máte přístup k profesionální podpoře, která vám pomůže obnovit provoz.

Pokud máte pochybnosti, vyberte si software, který je podpořen zárukami, na které se můžete spolehnout. Váš klid v duši za to stojí.

Tip 6: Upgradujte také jiné technologie

Před investováním do nového skenovacího softwaru si udělejte obrázek své činnosti. Používáte někde starou nebo zastaralou technologii? Upgradovali jste nebo aktualizovali své pracovní postupy tak, aby odpovídaly vašim cílům v oblasti efektivity a správy digitálních záznamů?

Pokud ne, udělejte krok zpět. Výběr softwaru, který se integruje se zastaralými technologiemi, není dobrá investice.

Investujte do jakýchkoli dalších upgradů, které vám zaručí aktuální verze programů, ať už jsou orientovány na proces nebo zařízení. To vám pomůže vybrat skenery a skenovací software, které vás skutečně posunou vpřed a podpoří vaše dlouhodobé cíle.

Tip 7: Nepodceňujte pohled na věc jako na celek

Při přechodu na digitální technologii se můžete snadno ztratit v detailech. Celý den si můžete klást otázky ohledně drobných rozdílů v ceně, rychlosti a kapacitě.

Ale když na to přijde, je důležité vybrat si skenovací software, který:

Zaměřte se na výběr softwaru, který lze snadno integruje s vaší současnou kancelářskou technologií, obchodní kulturou a workflow. Možná budete překvapeni, jak snadné je najít ten správný software, když půjdete za svým cílem.

Máte dotazy?
Napište nám a pojďme si promluvit o možnostech, které se vám naskýtají.

14Zář

Digitalizace dokumentů od scanservice a Kodak Alaris

adminsSCS, Podpora, Digitalizace, Skenery, Kodak, Capture

Digitalizace dokumentů od scanservice a Kodak Alaris pomáhá vládním agenturám, korporacím, finančním a pojišťovacím institucím poskytovat klientům lepší služby. Společně zjednodušujeme digitalizaci papírových dokumentů a snižujeme neefektivnost, abychom vám pomohli optimalizovat vaše rozpočty, zlepšit komunikaci s klienty, zabezpečit soulad s předpisy a zajistit bezpečnější sdílení informací.

Příležitosti

Vzhledem k rostoucí poptávce po digitálních službách ze strany široké veřejnosti, vládní agentury na všech úrovních, podniky a velké instituce hledají efektivnější způsob poskytování služeb svým klientům.

Zvýšená efektivita a snížené náklady

Už samotným přechodem na digitální technologii snižujete náklady tím, že ze svých procesů eliminujete manuální kroky. Vaše celkové náklady na vlastnictví (TCO) mohou být ještě nižsí díky dokumentovým skenerům Kodak Alaris. Jsou to spolehlivé stroje, které na základě nezávislého testování vykázaly přesnost podávání dokumentů na 99,999% (z celkového počtu 2 milionů naskenovaných stránek).

Chytré funkce nabízejí výjimečnou manipulaci s papírem – od automatického zarovnání stránky až po prevenci podávání více listů nebo zaseknutí papíru dříve, než k němu dojde.

Zajistěte důvěrnost informací a zlepšete soulad s předpisy

Zprávy o bezpečnostních incidentech jsou na vzestupu a slabiny v zásadách zabezpečení informací nadále ohrožují důvěrnost zabezpečených dokumentů.

Skenery Kodak Alaris zpracovávají naskenovaná data výhradně prostřednictvím volatilní paměti. Nestálá elektronická paměť zajišťuje, že obrazová data jsou po vypnutí efektivně vymazána. Skenery podporují standardní bezpečnostní protokoly HTTPS, WPA a TLS a pomáhají tak zajišťovat soukromí zákazníků a dodržování předpisů.

Zpracování obrazu na skeneru znamená, že na skeneru nebo v počítači nezůstávají žádné stopy obrazu, což zajišťuje maximální důvěrnost.

Skenery společnosti Kodak Alaris jsou certifikovány pro použití ve vládních institucích USA a federálních lokalitách po celém světě.

Zlepšete reakci a spokojenost klienta

Dokumentové skenery, software a servisní služby scanservice a Kodak Alaris vám pomohou ukončit datový chaos a nabídnou přímou podporu vašemu workflow.

Inteligentní ochrana dokumentů naslouchá problémům a zabrání uvíznutí dokumentu; dokumenty můžete směrovat přímo do jejich destinace; a centralizované nastavení úlohy (Capture Pro Network Edition) vám zajistí jednodušší administrativu a konzistenci všech vašich operací.

Jak scanservice a Kodak Alaris řeší výzvy

Vládní agentury, korporace, finanční a pojišťovací instituce po celém světě usilují o zvýšení produktivity nahrazením papírových dokumentů digitálními řešeními. Manuální procesy jsou pomalé, nákladné a ztěžují vyhledávání informací. scanservice a Kodak Alaris vám mohou pomoci s rychlými a efektivními řešeními pro získávání dat z různých zdrojů, které vyžadují převod záznamů do elektronických formátů.

Napište nám a pojďme si promluvit o tom, jak vyřešíme Vaši výzvu!

02Srp

Rozdíl mezi skenerem a multifunkčním zařízením (MFP)

adminsWorkflow, Digitalizace, Automatizace, Skenery, Kodak, Capture, SCS

Podpora růstu a inovací je nezbytná pro každé odvětví. Rozhodovací proces je z větší části založen na datech a aby bylo možné plně využít jeho potenciál, je výběr správného kancelářského zařízení tím prvním a nejdůležitějším rozhodnutím.

Proces řízený daty může být prospěšný pouze tehdy, když dodává data správným lidem ve správný čas a ve správném formátu. S digitálními daty je to snadné, ale informace na papíře je třeba převést do digitálního formátu, aby se staly součástí rozhodovacího procesu.

Rozdíly mezi skenery a multifunkčními tiskárnami (MFP) mohou být matoucí a často představují problémy při výběru správného zařízení pro získávání dat z papírových dokumentů.

Rozdíl mezi skenerem a multifunkčním zařízením (MFP)

Běžná multifunkční tiskárna a skener mohou vypadat docela podobně, ale zásadní rozdíl je ve výstupu, které každé zařízení poskytuje.

Multifunkční tiskárna (MFP)

Multifunkční tiskárna nebo MFP je kancelářské zařízení, které nabízí možnosti skenování, kopírování, tisku, e-mailů a faxu.

Skenery

Skenery naopak transformují váš dokument v tištěné podobě na standardizovaný, uživatelsky přívětivý digitální formát. Takové digitální soubory pak mohou být:

Skenery jsou ideální pro:

Skenery Kodak Alaris vybavené technologií Smart Touch trvale zajišťují nejlepší kvalitu skenování. A stejně tak šetří čas a peníze díky možnosti ukládat soubory v preferovaných formátech přímo do koncových aplikací.

Skener nebo multifunkční tiskárna: Co je lepší volba?

Je to všechno o efektivitě a výkonu. Multifunkční tiskárny jsou ve skutečnosti méně účinné než kvalitní skener se správným softwarem.

Skener Kodak Alaris s technologií Smart Touch dokáže naskenovat standardní dokument za 17 sekund. Výsledný soubor má velikost 0,7 MB.

Běžné multifunkční tiskárny s funkcemi skeneru a kopírky potřebují až čtyřikrát více času a výsledný soubor může být až čtyřikrát větší.

A to znamená, že používání multifunkčních tiskáren je nejméně o 75% méně účinné než používání samotných skenerů!

Kontaktujte nás a dozvíte se více o možnostech a výhodách, které skenery Kodak Alaris nabízejí!

09Dub

Nové skenery Kodak S3000

adminsWorkflow, Digitalizace, Automatizace, Skenery, Kodak, Capture

Nové skenery a software Kodak Alaris poskytují rychlé, efektivní zpracování obrazu a inteligentní extrakci dat, což zkracuje čas převodu dokumentů na důležité obchodní informace.

Kodak Alaris rozšiřuje své portfolio pro snímání dokumentů uvedením nové řady nízkoobjemových produkčních skenerů Kodak S3000 a aktualizací webového řešení pro snímání dokumentů. Nové skenery a software splňují nároky současných trendů a jsou připraveny na budoucnost. Jejich škálovatelnost umožní naplnit rychle se měnící obchodní požadavky organizací, které se více zaměřují na digitální transformaci.

Nové skenery Kodak S2085f a řady S3000, které vycházejí z oceněných skenerů Kodak i2900 a řady i3000, jsou rychlejší a výkonnější, nabízejí síťové připojení a lepší uživatelský komfort.
Nové modely zahrnují skener Kodak S2085f s rychlostí 85 stránek za minutu (A4) a skener Kodak S3100f s rychlostí 100 str./min. (A3). Oba tyto modely jsou vybaveny integrovaným plochým ložem pro snadné snímání informací z vizitek, knih a dalších zdrojů. Novinkou v portfoliu Kodak Alaris jsou také skenery Kodak S3060 s rychlostí 60 str./min., Kodak S3100 s rychlostí 100 str./min. a Kodak S3120 s rychlostí 120 str./min. Jedná se o skenery formátu A3.
Nové skenery a software Kodak Alaris poskytují zákazníkům automatizovaný portál pro integraci „papírových informací“ do digitálních workflow a archivů.

Mezi nové funkce a výhody patří:

Skutečné sdílení v síti znamená, že ke skenerům lze bezpečně přistupovat z jakéhokoli počítače v síti. Lze je sdílet bez přemísťování notebooků nebo kabelů a bez nákupu IT vybavení.
Vylepšené integrované zpracování obrazu bez spoléhání se na výkon procesoru pracovní stanice nebo počítače. Řada S2085f/S3000 poskytuje menší velikosti souborů a minimalizuje tak náklady na úložiště a zrychluje načítání. Technologie Perfect Page automaticky promění nekvalitní originály na ostrý a vysoce kvalitní obraz už během skenování plnou rychlostí.
Větší barevný dotykový displej usnadňuje odesílání dokumentů do přednastavených procesů vytěžování přímo ze skeneru. Displej skeneru také poskytuje pokročilé uživatelské možnosti, jako jsou čítače údržby a produktivity.
Vylepšené podnikové bezpečnostní protokoly chrání naskenované obrazy mezi hostitelem a skenerem při skenování po síti. Šifrování TLS zajišťuje soukromí a integritu dat a zabezpečené spuštění před vlastním spuštěním ověří „důvěryhodný“ firmware.
Vylepšená manipulace s papírem. Zvýšená kapacita podavače (300 stránek) umožňuje uživatelům skenovat větší objemy dokumentů za kratší dobu. Pokud se papír liší velikostí, tloušťkou a gramáží, technologie SurePath společnosti Kodak Alaris zajišťuje úhledné skládání papíru a snižuje potřebu ručního třídění dokumentů.

Skenery řady S2085f a S3000 obsahují volitelnou „přímou“ dráhu papíru pro výjimečné dokumenty, která zjednodušuje skenování silnějších a velkoformátových dokumentů a eliminuje uvíznutí papíru.

Všechny nové skenery získaly zlatý certifikát EPEAT® (Electronic Product Environmental Assessment Tool).

09Dub

Inteligentní snímání pomocí Info Input Solution

adminsDigitalizace, Automatizace, Skenery, Kodak, Capture

Uživatelé mohou rozšířit své možnosti skenování dokumentů pomocí Kodak Info Input Solution v6. Webová a mobilní aplikace umožňuje rychlejší snímání a přístup k informacím v kanceláři nebo na dálku.

Info Input Solution nyní nabízí pokročilou klasifikaci a oddělení dokumentů a snižuje tak potřebu přípravy dokumentů. Umožňuje vložení více typů dokumentů do podavače a Info Input bude separovat, klasifikovat a vytěžovat data bez nutnosti čárových kódů nebo opravných listů.

Zákazníci si nyní mohou vybrat cloudový modul, který použijí pro vytěžení a indexování dat: Google Vision AI, Amazon Recognition nebo Microsoft Azure AI. Cloudové technologie používají ke snímání a převodu ručně psaných znaků ve strukturovaných formulařích optické rozpoznávání znaků (OCR) a inteligentní rozpoznávání znaků (ICR).

Ať už skenujete do archivu nebo přímo do obchodního procesu, skenery a software Kodak Alaris jsou ideální pro všechna odvětví, včetně zdravotnictví, státní správy, finančních služeb, vzdělávání a logistiky, jakož i horizontální aplikace, jako jsou podatelny, lidské zdroje, finance a správa záznamů.

09Dub

IBM Silver Business Partner

adminsWorkflow, Digitalizace, Automatizace, Capture, IBM

Získali jsme status Silver v programu IBM PartnerWorld. Status Silver Business Partner oceňuje naše odborné kompetence jako uznávaného poskytovatele řešení IBM.

Vy, naši zákazníci můžete nyní těžit z výhod, které status IBM Silver Business Partner nabízí, spolu s vědomím, že budeme i nadále poskytovat nejvyšší možnou úroveň excelence ve všech oblastech našeho podnikání.

09Dub

Kodak Alaris získává cenu BLI 2021 Scanner Line of the Year

adminsWorkflow, Digitalizace, Automatizace, Skenery, Kodak

Dne 13. ledna 2021 oznámila společnost Keypoint Intelligence, přední světový nezávislý hodnotitel hardwaru, softwaru a služeb pro zobrazování dokumentů, že společnost Kodak Alaris získala prestižní cenu BLI 2021 Scanner Line of the Year.

Analytici zkoumali celkové hodnocení, které skener během testování získal, a také hodnocení v klíčových kategoriích, jako je spolehlivost, produktivita, manipulace s médii, kvalita obrazu, snadné nastavení, ovladače/nástroje, výkon OCR a celková hodnota.

„Skenery Kodak Alaris jsou velmi spolehlivé, dokážou skenovat téměř jakýkoli dokument, který umístíte do podavače, a nabízejí jedny z nejlepších OCR a kompresních schopností všech výrobců, které jsme testovali. To, spolu s jejich vynikající řadou řešení automatizace workflow a distribuovaného snímání, je důvodem, proč si Kodak Alaris odnáší další ocenění Scanner Line of the Year od Keypoint Intelligence, “řekl Lee Davis, zástupce ředitele útvaru Software/Skenery v Keypoint Intelligence.

„Získat cenu Scanner Line of the Year pětkrát za posledních šest let je přímým výsledkem našeho pokračujícího závazku investovat do portfolia společnosti Kodak Alaris,“ uvedl Don Lofstrom, prezident a generální ředitel divize Alaris společnosti Kodak Alaris.

09Dub

Jak skenovat dokumenty jako profesionál

adminsWorkflow, Digitalizace, Automatizace, Skenery, Kodak

Je pro vás pojem digitalizace dokumentů velkou neznámou? Máte pochybnosti o tom, jak udržíte krok se skenováním a ukládáním dokumentů, jakmile bude váš systém v provozu? Pokud ano, nejste sami.

Ukážeme vám, jak snadné to ve skutečnosti je.

Klíčem k tomu, aby váš nový život s minimem papíru nebo úplně bez něj, fungoval jako dobře naolejovaný stroj, je naučit se skenovat jako profesionálové.

Tip č. 1: Důležité je, jak skenujete

V bezpapírovém nebo minimálně papírovém systému je stolní skener dokumentů klíčovou součástí celého systému. Pokud skener nefunguje tak, jak potřebujete, nefunguje ani váš systém.

Váš chytrý telefon nebo levný skener vám úspěch rozhodně nepřinese. K dosažení velké míry úspěšnosti skenování potřebujete vlastní, výkonný skener. S kvalitním skenerem totiž můžete:

Tip č. 2: Na výběru softwaru rozhodně záleží

Se správným softwarem můžete celý proces zkrátit na několik rychlých kliknutí a dostat soubor tam, kam patří. Software pro skenování Smart Touch vám kromě jiného umožní:

Co to pro vás znamená?

Díky kombinaci správného softwaru se správným skenerem bude práce s vaším digitálním systém hračkou.

Tip č. 3: Zálohujte svůj systém správnou podporou

I ty nejlepší systémy podléhají nedokonalostem každodenního života. Nenechte váš systém vykolejit opotřebením a chybami, o kterých víte, že se stanou. Promluvte si s námi a využijte možnosti, které zabrání nepříjemnostem v případě, že život skutečně udeří.

1 2 3